某公司文書管理辦法

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1、 公司文書管理制度 （一）總則 第一條 為確保文書事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率特制定本制度。 第二條 所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報、各種賬簿圖表、參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。 第三條 全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。 第四條 必須嚴(yán)格保守文書的機(jī)密。 第五條 文書按下列要點(diǎn)處置或辦理： 1．凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書”的形式進(jìn)行。所有文書的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。 2．即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項，

2、事后也必須以文書形式記錄下來。 第六條 文書的管理原則規(guī)定如下： 1．文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)。 2．分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書管理，另有文書管理細(xì)則做出規(guī)定。 （二）文書的收發(fā) 第七條 到達(dá)文書全部由文書主管部門接收，并按下列要點(diǎn)處置： 1．一般文書予以啟封，分送各部門。 2．私人文書不必開啟，直接送收信人。 3．分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回總務(wù)部。 （三）文書的處理 第八條 文書按機(jī)密程度可分為以下幾類： 1．絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。 2．秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文

3、書。 表23-7 表格登記單 圖 表 名 稱 聯(lián) 數(shù) 填制單位 移 送 單 位 功 能 內(nèi) 容 性 質(zhì) 印制日期 數(shù) 量 表格編號 每月用量 1．產(chǎn)品 2 經(jīng)理室 自存、生管部 產(chǎn)品說明 產(chǎn)品說明、 規(guī)格訂定 各產(chǎn)品 2．工程分析表 2 工程分析 工程標(biāo)準(zhǔn) 3．品檢標(biāo)準(zhǔn) 2 品檢組 品檢標(biāo)準(zhǔn) 領(lǐng)退料名稱、 數(shù)量 4．領(lǐng)退料單 3 領(lǐng)料人 自存、會計、生管 領(lǐng)料憑證

4、領(lǐng)退料名稱、 數(shù)量 憑證 5．原物料庫存卡 1 倉庫 —— 物料管理 原物料耗用狀況 賬卡 6．耗用月報表 3 自存、會計、生管 對賬、 控制 原物料耗用狀況 月報 7．庫存月報表 3 原物料庫存記錄 8．制造通知單 7 生管 自存、業(yè)務(wù)、生產(chǎn)部 派工用 制造說明、原物料說明 發(fā)工用 9．生產(chǎn)進(jìn)度表 7 生產(chǎn)進(jìn)度 10．生產(chǎn)狀況表 1 自存 程序控制用 細(xì)步進(jìn)度、 產(chǎn)量控制 工作表

5、 11．完工報告單 2 自存、經(jīng)理室 計算成本 原物料工時品質(zhì)記錄 每批報告 12．品檢日報表 2 品管 自存、生管 品檢狀況 各批品檢狀況 日報 13．品檢記錄表 1 自存 工作表 3．機(jī)密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。 4．普通。指非機(jī)密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。 5．傳閱。指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。 第九條 普通文書的處理原則如下： 1．由部門經(jīng)理以上級別的主管，負(fù)責(zé)對文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下

6、屬對文書進(jìn)行具體處理。 2．如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯(lián)系，按上級指示辦理。 3．各種有關(guān)聯(lián)的事項，必須與各部門商議后方能予以處置。 第十條 機(jī)密文書的處理原則如下： 1．機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。 2．指名或親啟文書，原則上應(yīng)在封面上注明文書所涉及事項的要點(diǎn)和發(fā) 文者姓名，并由發(fā)文者封緘。 3．到達(dá)的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。 第十一條 文書的閱覽原則如下 1．某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要，可在文書的空白處

7、填寫閱覽后的意見，并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。 2．有必要在各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登記 簿“規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書主管。 第十二條 與各部門有關(guān)的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的主管部門出面進(jìn)行協(xié)商，如果不能協(xié)商一致，上報或請示上級領(lǐng)導(dǎo)，由上級裁決。 （四）請示審批 第十三條 請示審批是公司經(jīng)營的一項重要程序，凡公司經(jīng)營重要事項，都必須經(jīng)請示，獲得董事會、總裁和常務(wù)董事審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能實行。 第十四條 須請示審批事項如下： 1．職務(wù)及重要人事安排； 2．各種制度性規(guī)定的變更； 3．重要契約的締結(jié)、解除與變更；

8、4．訴訟行為； 5．與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的各種重要的請示回執(zhí)、申請等等； 6．土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買與轉(zhuǎn)讓； 7．大額饋贈、謝禮、以及宣傳廣告費(fèi)用的開支； 8．分支機(jī)構(gòu)的增減與升降； 9．預(yù)算與決算事宜； 10．借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)與變更； 11．重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價出售； 12．定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開支的修訂。 13．有關(guān)公司經(jīng)營的重要計劃與企劃； 14．其他上述未涉及的重要事項。 第十五條 請示審批者為分公司經(jīng)理，以及以此為標(biāo)準(zhǔn)確定的主管。 第十六條 對請示審批的提案文書必須進(jìn)行仔細(xì)斟酌，以便能

9、順利實施。 第十七條 請示審批的事項，必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快撰寫請示提案文書上報。 第十八條 請示提案文書的內(nèi)容包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應(yīng)一式多份，分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、出版部門、總務(wù)部門和財務(wù)部門等等。 第十九條 請示提案文書必須編號，注明起草者或請示者，所屬分支機(jī)構(gòu)及部門，并簽名蓋章。 第二十條 請示審批內(nèi)容一旦被上級認(rèn)可并做出決定，則以請示提案書（副本）替代批復(fù)返回，并請示部門予以執(zhí)行。 第二十一條 請示提案原本由總務(wù)部保管。 （五）文書的制作 第二十二條 文書制度要領(lǐng)

10、如下： 1．文書必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。 2．起草文書的理由包括起因，以及中間交涉過程，加以證明必須做出交代，必要時附上相關(guān)資料與文件。 3．必須明確起草文書的責(zé)任者，并署上請示審批提案者姓名。 4．對請示提案文書進(jìn)行修改時，修改者必須認(rèn)真審閱原件，修改后必須署名。 第二十三條 文書的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之后進(jìn)行。文書起草只是一個“文書化”的過程與結(jié)果。文書的草案必須 予以保存。 第二十四條 重要文書，必須經(jīng)過公證，并且在正式文書形成前，掌握并附上具有價值的證據(jù)或證明文件。 第二十五條 文書的署名按下列規(guī)定進(jìn)行： 1．公司內(nèi)

11、文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報文書，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù) 2．對外文書，如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。 第二十六條 文書的蓋章按下列要點(diǎn)進(jìn)行： 1．在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。 2．如果文書署名者不在，可加蓋職務(wù)或代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章替代。但在這種情況

12、下，文書存檔前必須加蓋署名者印章。 3．以部門或公司名義起草的文書，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。 第二十七條 總裁與公司印章按下列原則使用： 1．在有必要加蓋總裁公司印章時，必須填寫委托申請書，經(jīng)所屬部門主管認(rèn)可并且加蓋印章之后，向總務(wù)部門提出。 2．總務(wù)部主管經(jīng)審核，簽名蓋章，批準(zhǔn)申請。如有必要則需請示總裁。 3．在需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。 4．經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后，去印章保管員處加蓋公司印章。 5．一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的印章，須經(jīng)主管同意，直接向印章保管員申請加蓋。 （六）文書的發(fā)送 第二十八條 一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送，必要時還

13、須給文秘室以回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制。 1．文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位、單位地址以及收件人姓名，并且注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”或“轉(zhuǎn)交”等字樣。 2．公司內(nèi)部文書原則上不作封緘。 第二十九條 各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與郵資明細(xì)賬”上做好登記并填寫。 表23-8 表格請印申請單 請印單位 表格名稱 用 途 聯(lián)數(shù)及分送單位 式 聯(lián)，第1聯(lián)： 第2聯(lián) 第3聯(lián) 請印日期 需要日期 表格編號 表格格式 依舊格式印刷品 依附樣印刷 現(xiàn)有存量 請印數(shù)量

14、 每月耗量 使用年度 需校對否 需 否 （七）文書的整理與保存 第三十條 文書按內(nèi)容進(jìn)行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書，另一類是可以歸檔的文書。 第三十一條 全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。 第三十二條 制度規(guī)定、不動產(chǎn)權(quán)利書、合同書、往來公文與特許專利等特別重要的文書，由總務(wù)部填寫“重要文書目錄”后，予以保存。 第三十三條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類，一類是特別重要的文書，直接歸主管保存，另一類是一般的文書，留存各部門保管。 第三十四條

15、 文書的保存年限如下： 1．永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股票關(guān)系書類；重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。 2．保存十年文書，包括請求審批提案文書，人事任命文書，獎金工資與津貼有關(guān)文書，財務(wù)會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要文書。 3．保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。 4．保存一年文書，指無關(guān)緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告原件，則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。 第三十五條 全部重要的機(jī)密文書，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。 第三十六條 保存期滿以及沒必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管決定，填寫廢除理由和日期之后，予以銷毀。機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。 第三十七條 如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更，或者做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。 第三十八條 必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。 第三十九條 在制度難以執(zhí)行時，須與總務(wù)部聯(lián)系，由文書主管做出裁定。 第四十條 本制度自頒布之日起實施。