工程有限公司材料采購管理制度.doc

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______________________________________________________________________________________________________________ ****有限公司大宗材料、物料采購管理制度 第一章 總 則 第一條 目的 為加強(qiáng)公司規(guī)范化管理，規(guī)范采購工作，保障攪拌站的正常持續(xù)進(jìn)行，選擇合格的供應(yīng)商并對采購過程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，確保供貨商提供的材料滿足施工的規(guī)定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。 第二條 適用范圍 本辦法適用于公司各瀝青攪拌站施工用材料、物料（設(shè)備）采購時，計(jì)劃、審批、價格之審核、訂購、驗(yàn)收、付款結(jié)算等，除另有規(guī)定外，均以制度處理。本管理制度所指大宗材料、物料指各攪拌站建設(shè)及生產(chǎn)所需的：骨料、石粉、礦粉、瀝青、重油、砂、磚、水泥、混凝土、機(jī)械設(shè)備及配件、電纜線等。 第三條 職責(zé)劃分 1、由公司機(jī)料部全面負(fù)責(zé)對各材料、物料的價格詢價、采購、入庫保管工作； 2、由攪拌站站長對本站內(nèi)計(jì)劃單的質(zhì)量、數(shù)量、要求進(jìn)行詳細(xì)審核把關(guān)； 3、由財(cái)務(wù)部對該工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價格控制把關(guān)。 4、由綜合部對采購合同的條款進(jìn)行法律風(fēng)險把關(guān) 5、由分管副總對各采購計(jì)劃、合同進(jìn)行審核把關(guān)； 第四條 原則 1、長期訂貨和大額進(jìn)貨，原則上均應(yīng)通過簽訂買賣合同的辦法進(jìn)行。2、對于經(jīng)常性采購或批量進(jìn)貨的，按采購流程進(jìn)行。 第二章 采購（計(jì)劃）審批 第一條 采購計(jì)劃的制定 1、材料、物料的采購執(zhí)行先計(jì)劃審批，后采購的原則。大宗材料應(yīng)在計(jì)劃應(yīng)在實(shí)施前不少于10天前提出，批量進(jìn)貨的材料不少于3天提出，個別應(yīng)急性材料由攪拌站負(fù)責(zé)人口頭提出報(bào)機(jī)料部和總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施采購，但事后二天內(nèi)應(yīng)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。 2、攪拌站建設(shè)期前由站長根據(jù)公司攪拌站建設(shè)規(guī)劃要求提出材料、物料采購計(jì)劃，確保材料物料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后以申報(bào)； 3、攪拌站生產(chǎn)需要采購的大宗材料，由機(jī)料部提出采購意向申請，報(bào)公總經(jīng)理確定供應(yīng)商。 4、攪拌站生產(chǎn)期間，進(jìn)行材料和物料的采購，由攪拌部機(jī)料員根據(jù)公司經(jīng)營客戶經(jīng)理的書面生產(chǎn)計(jì)劃，提出材料、物料采購計(jì)劃，試驗(yàn)員審核所購材料的技術(shù)質(zhì)量條求，站長審核確認(rèn)。確保材料物料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后以申報(bào)； 第二條 詢價、比價和議價 1、機(jī)料部根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同，應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象； 2、采購員根據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預(yù)算等情況，確定采購目標(biāo)價格； 3、在得到供應(yīng)商的報(bào)價信息后，采購人員對供應(yīng)商的報(bào)價條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面攪拌站進(jìn)行核對，以保證供應(yīng)商提供的材料符合公司實(shí)際的采購要求，并對供應(yīng)商所報(bào)的價格、交付期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商； 4、供應(yīng)商提供報(bào)價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購人員應(yīng)送請購部門確認(rèn)； 5、專用材料或用品，機(jī)料部應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價； 6、對供應(yīng)商的報(bào)價資料整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)商議價。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行磋商，以使雙方最終在全部條款上達(dá)成一致； 7、對重大的物資采購，要保證參加人數(shù)不少于兩人進(jìn)行商務(wù)談判，且要求有兩個以上的部門派人參加。 第三條 采購前核決及權(quán)限 大宗材料第一次采購時，按公司合同管理辦法執(zhí)行合同簽字流程序，采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)商初步溝通并完成詢價后，在詢價匯總表上詳細(xì)填列以下事項(xiàng)，呈報(bào)負(fù)責(zé)材料采購的各部門及總經(jīng)理核決： 1）供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式； （2）采購物料的詳細(xì)描述：包括品名、型號、規(guī)格等，如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明； （3）訂單所采購的數(shù)量/重量；單位包裝數(shù)量/重量；包裝件數(shù)； （4）價格：單價，合計(jì)價，合同總額，定金或預(yù)付款； （5）交付期：分批交付時應(yīng)明確每批的交付時間和交付數(shù)量； （6）付款方式； （7）所需的質(zhì)量證明（檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出供應(yīng)證明單、化驗(yàn)報(bào)告單等）； （8）質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題是進(jìn)行退換或其他處理方法； （9）運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。 3、需與供應(yīng)商簽訂長期合同者，采購經(jīng)辦人應(yīng)以簽呈及擬妥的長期合同書，核決權(quán)限按照請購類別和對應(yīng)的級別逐級呈各部門主管及公司經(jīng)理核決； 4、簽訂期采購合同后過程中進(jìn)貨的，如骨料、重油、粉料、瀝青等，按材料采購流程，填寫采購單，辦理手續(xù)。 5、金額較大或批量采購的應(yīng)到對方生產(chǎn)工供應(yīng)進(jìn)行實(shí)際考察，在充分了解對方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后，向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向，并送樣報(bào)驗(yàn)，未通過報(bào)驗(yàn)的材料不準(zhǔn)采購。 第四條 簽訂采購合同或填寫采購單 1、經(jīng)總經(jīng)理確定供應(yīng)商后，機(jī)料部填寫采購合同，并經(jīng)審批流程，完成采購合同經(jīng)審核，加蓋公司合同公章經(jīng)對方簽章后生效。采購單經(jīng)公司總經(jīng)理簽字審批后生效，采購單一式兩份，一份由機(jī)料部、一份交攪拌站。 2、采購人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨期，及時向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。 3、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”，以便驗(yàn)收確認(rèn)。 4、若屬分批交貨者，采購人員應(yīng)在“訂購單”上注明“分批交貨”以資識別。 第五條 退貨作業(yè) 對于檢驗(yàn)不合格的材料退貨時，應(yīng)開立“材料退貨單”呈攪拌站長和機(jī)料員簽認(rèn)后，對材料數(shù)量不進(jìn)行確認(rèn)。必要時由機(jī)料部通知供應(yīng)商到場核實(shí)。 第三章 驗(yàn)收與付款 第一條 材料進(jìn)供應(yīng)驗(yàn)收 1、材料進(jìn)場供應(yīng)商交貨時，機(jī)料部通知攪拌站庫管員和實(shí)驗(yàn)員，實(shí)際清點(diǎn)件數(shù)或稱重，，對貨物攜帶的有關(guān)證件和材料質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證，經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對相符后簽收，倉庫出具入庫單并由庫管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時，即通知機(jī)料部一同處理； 2、對有專項(xiàng)質(zhì)量要求的材料物資，機(jī)料部通知攪拌站長一同參加員驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后由攪拌站庫管員出具入庫單并由庫管員簽字。 第二條 付款結(jié)算 1、嚴(yán)格按照公司報(bào)賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行； 2、采購款項(xiàng)須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時間由公司安排支付； 3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出，申請付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同要求和項(xiàng)目進(jìn)度情況進(jìn)行，分清輕重緩急，必要時須提交驗(yàn)收報(bào)告、物品入庫單據(jù)和對方發(fā)票，申請付款單上應(yīng)注明預(yù)付款、已付款、余款，按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，方可辦理付款手續(xù)； 4、只有在出現(xiàn)以下情況時才可由采購人員借款或墊款進(jìn)行直接支付： （1）緊急采購且不能及時辦理財(cái)務(wù)支付手續(xù)； （2）在外埠采購且供應(yīng)商要求立即付款時； （3）在現(xiàn)場調(diào)試施工期間急需材料的采購； （4）3000元以下的零星采購。 第三條 進(jìn)度控制及異常處理 1、機(jī)料部應(yīng)特別注意“采購單”注明的到貨時間要求，掌握到貨進(jìn)度； 2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時，應(yīng)主動與供貨供應(yīng)商聯(lián)系催交，對異常原因及時處理對策，匯報(bào)相關(guān)職能部門、公司處理。 第四條 質(zhì)量評價 攪拌站和機(jī)料部應(yīng)就所使用的材料質(zhì)量予以關(guān)注，根據(jù)使用效果對材料質(zhì)量提出評價，以利于進(jìn)一步工作。 第四章 附 則 第一條 參與采購過程的各相關(guān)部門，既要明確分工、明確責(zé)任、互相配合，還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用，確保公司的利益不受損害； 第二條 參加采購的人員要嚴(yán)格自律，加強(qiáng)法制觀念，自覺抵制不正之風(fēng)，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全體員工監(jiān)督；一經(jīng)發(fā)現(xiàn)上述情況，視情節(jié)，按所受回扣或酬金的十倍處罰，停職直至開除。 第四條 本辦法自公布日期執(zhí)行。 二○一三年七月十日 4、《材料采購申請表》填報(bào)流程 攪拌站建設(shè)期材料采購流程 機(jī)料部采購 機(jī)料員填寫材料采購申請表 試驗(yàn)員復(fù)核 攪拌站長審核 根據(jù)公司攪拌站規(guī)劃要求 機(jī)料部接收采購單 機(jī)料部詢價 公司分管審核 總經(jīng)理審批 材料采購一般不少于提前三天， 原則上不超過三天完成 攪拌站機(jī)料員驗(yàn)收 材料員建立進(jìn)場驗(yàn)收臺賬 機(jī)料部建立采購臺賬 攪拌站機(jī)料員負(fù)責(zé)傳送，建立資料收發(fā)臺帳 大宗生產(chǎn)材料采購流程 機(jī)料部提出采購計(jì)劃 機(jī)料部詢價，選擇不少于三家供應(yīng)商品 攪拌站機(jī)料員根據(jù)客戶經(jīng)理需求填寫分批進(jìn)料申請 機(jī)料部將詢價情況匯總后，報(bào)總經(jīng)理確定供應(yīng)商 機(jī)料部按公司合同管理程序?qū)徍撕贤? 合同經(jīng)審批后，簽署合同 按合同要求進(jìn)貨 試驗(yàn)員和站長審核 公司機(jī)料部和分管副總審核 供應(yīng)至攪拌站時，機(jī)料員進(jìn)場驗(yàn)收，重要時會同站長參加 合格后入庫，登記入庫臺帳 攪拌站發(fā)料，登記發(fā)放臺帳 -可編輯修改- 材料采購申請表（樣表） 工程名稱： A B C D E F G H I J K L 序號 材料名稱 規(guī)格型號 單位 數(shù)量 技術(shù)要求或證書 品牌 申購用途 需求日期 單價 金額 備注 1 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 2 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 3 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 4 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 5 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 6 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 7 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 16 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 機(jī)料員: 試驗(yàn)員: 攪拌站長: 機(jī)料部: 分管副總: 總經(jīng)理: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 說明: 1、B-I欄由申請人填寫，J-K欄由采購人員填寫；L欄由材料員填寫庫存； 2、采購申請表必須經(jīng)過批準(zhǔn)后方可采購； 3、本申請表不得隨意涂改， 4、本表格的單價是指詢價最優(yōu)惠之價格，后附其它供貨商詢價表。 注：按公司原有電子表格式 _______________材料采購詢價表 填報(bào)部門： 編號： 報(bào)價單位名稱 型號或產(chǎn)地 規(guī)格 數(shù)量 報(bào)價 資信情況 質(zhì)量情況 供應(yīng)能力 交貨日期 交貨地點(diǎn) 付款辦法 扣款規(guī)定 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 詢價目標(biāo) 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 詢價人員及意見 機(jī)料部門負(fù)責(zé)人意見 財(cái)務(wù)主管意見 分管總經(jīng)理意見 總經(jīng)理意見  THANKS !!! 致力為企業(yè)和個人提供合同協(xié)議，策劃案計(jì)劃書，學(xué)習(xí)課件等等 打造全網(wǎng)一站式需求 歡迎您的下載，資料僅供參考