物業(yè)服務(wù)有限公司拓展部管理制度.docx

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1、*物業(yè)服務(wù)有限公司拓展部管理辦法*物業(yè)服務(wù)有限公司拓展部管理辦法1.目的 建立和完善*物業(yè)管理服務(wù)有限公司拓展部管理機制，保證企業(yè)財產(chǎn)增值，增加企業(yè)經(jīng)濟效益；為了配合公司發(fā)展戰(zhàn)略實現(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)；提升物業(yè)公司品質(zhì)服務(wù)。確定操作流程，明確各部門工作協(xié)調(diào)配合程序流程,提高工作效率。 確定可操作的管理銷售模式，為企業(yè)后續(xù)發(fā)展需要奠定基礎(chǔ)。2.適用范圍此制度適用于*物業(yè)服務(wù)有限公司拓展管理服務(wù)業(yè)務(wù)。3.拓展部人員配置及人員工作職責(zé)3.1 人員配置拓展總監(jiān)一名，拓展經(jīng)理一名；拓展專員一名；3.2 人員日常工作范圍3.2.1在公司總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)公司向外承接物業(yè)管理項目的相關(guān)工作。3.2.2

2、深入調(diào)查、收集市場信息，在進行綜合分析、預(yù)測的基礎(chǔ)上制訂切實可行的物業(yè)拓展計劃。3.2.3面向國內(nèi)市場廣泛宣傳公司的企業(yè)公眾形象，并協(xié)助公司相關(guān)的策劃、宣傳工作。3.2.4參與社會上的物業(yè)招投標(biāo)工作，積極的與有關(guān)單位（開發(fā)商）建立良好的合作關(guān)系。3.2.5負(fù)責(zé)編制擬接管物業(yè)的標(biāo)書、管理方案。3.2.6準(zhǔn)備物業(yè)管理合同文本，負(fù)責(zé)簽署管理合同的相關(guān)事宜。3.2.7負(fù)責(zé)新物業(yè)介入的前期準(zhǔn)備工作，協(xié)助小區(qū)（大廈）的接管驗收。3.2.8完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3.3 工作職責(zé)3.3.1總監(jiān)職責(zé)：對總經(jīng)理負(fù)責(zé)，向總經(jīng)理匯報工作，確定拓展工作目標(biāo)，努力達成。3.3.2 經(jīng)理職責(zé)：3.3.2.1在總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下

3、，協(xié)助總監(jiān)開展公司對外物業(yè)市場的拓展，提升公司經(jīng)營業(yè)績；3.3.2.2分析研究本地區(qū)和外埠物業(yè)拓展?fàn)顩r，對部門的全面工作提出建議和意見； 3.3.2.3協(xié)助總監(jiān)進行項目策劃、調(diào)研，擬定項目的管理計劃并提交總經(jīng)理批準(zhǔn)；3.3.2.4協(xié)助總監(jiān)完成年度或階段經(jīng)營業(yè)績指標(biāo)，評估拓展計劃執(zhí)行情況，向總監(jiān)提供建議；3.3.2.5參與協(xié)調(diào)公司相關(guān)部門，配合拓展業(yè)務(wù)的開展。3.3.2.6完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3.3.3專員職責(zé)：3.3.3.1在總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下，積極開展公司物業(yè)市場的對外拓展，提升公司經(jīng)營業(yè)績；3.3.3.2參與分析研究本地區(qū)物業(yè)拓展?fàn)顩r，深入調(diào)查、收集市場信息；3.3.3.3宣傳公司的企業(yè)公眾

4、形象，并參與相關(guān)的策劃、宣傳工作。3.3.3.4參與社會上的物業(yè)招投標(biāo)工作，編寫擬接管物業(yè)的標(biāo)書及相關(guān)文件。3.3.3.5編寫物業(yè)管理合同文本，做好簽署管理合同的相關(guān)事宜。3.3.3.6參與新物業(yè)前期介入的準(zhǔn)備工作，協(xié)助小區(qū)（大廈）的接管驗收。3.3.3.7完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。4.工作流程信息收集接單報公司評審小組評審制作標(biāo)書投標(biāo)中標(biāo)簽定合同接管團隊準(zhǔn)備實施物業(yè)管理項目團隊接管實施。拓展團隊從信息收集開始，到合同簽訂，即完成一個拓展工作。項目交由物業(yè)總監(jiān)安排管理團隊實施。5.信息收集5.1信息收集渠道在建樓盤，計劃建設(shè)樓盤，政府采購網(wǎng)，企事業(yè)單位辦公需求，物業(yè)管理達不到業(yè)主要求需要更換物業(yè)

5、管理，內(nèi)部渠道等其他信息。5.2 信息篩選整理，確定有用信息后，下載、打印或登門拜訪了解有用信息，并歸集整理，包括：項目名稱，體量，服務(wù)范圍，之前物業(yè)管理情況，通過招標(biāo)網(wǎng)站收集的信息須包括招標(biāo)單位情況，投標(biāo)人資格要求等。6.接單6.1 拓展部根據(jù)篩選收集到的各種有用信息應(yīng)通過OA及時報告給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門，掌握工作動向，為下一步工作配合做準(zhǔn)備。6.2 通過相關(guān)招投標(biāo)網(wǎng)站獲得信息需要購買標(biāo)書的，必須提前將費用報請總經(jīng)理批準(zhǔn)后通過財務(wù)支付。方可進行下一步工作。6.3 不需投標(biāo)的樓盤接洽必須及時報總經(jīng)理、物業(yè)總監(jiān)組織進行預(yù)先評估現(xiàn)場勘查，制作項目管理方案供甲方審閱和合同簽訂前的洽談，并簽訂合同。6.4

6、拓展部在收集招投標(biāo)信息后，通過初步篩選及時上報總經(jīng)理及物業(yè)總監(jiān)，由公司總經(jīng)理召開經(jīng)理辦公會議決定是否參加投標(biāo)競爭，如決定參加投標(biāo)，則由公司拓展部組成投標(biāo)文件編制小組，并由公司領(lǐng)導(dǎo)班子負(fù)責(zé)組成評審小組，具體操作標(biāo)書編制工作及項目評審工作。7. 成立公司評審小組7.1 工作職責(zé)：財務(wù)部抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干負(fù)責(zé)開辦費、管理成本、預(yù)期效益的測算；物業(yè)部抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干負(fù)責(zé)日常管理工作方案、難點、重點管理方案、設(shè)備、設(shè)施、人員配置編制、管理目標(biāo)、管理計劃、質(zhì)量保證措施、服務(wù)承諾編制的擬定；辦公室抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干，依據(jù)物業(yè)部提供人員配制編制，負(fù)責(zé)擬接項目的人員配置信息簡歷，所獲證書，人員工作情況，公司培訓(xùn)情況，培訓(xùn)計劃的

7、擬定及公司投標(biāo)相關(guān)證照合同的提供和掃描，拓展部抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干及時與招標(biāo)方及各部門溝通聯(lián)系，負(fù)責(zé)及時全面地收集擬接項目的外部及內(nèi)部信息資料。7.1.1研究物業(yè)管理投標(biāo)書的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容。7.1.2擬接物業(yè)的基本情況。7.1.3公司接管后準(zhǔn)備采取的管理方式。7.1.4針對管理的難點、重點所采取的針對性措施。7.1.5為開展物業(yè)管理所配置的人力、物力資源。7.1.6開展物業(yè)管理一段時間后所力爭達到的管理目標(biāo)。7.1.7為有效地提高物業(yè)管理水準(zhǔn)所必要的服務(wù)承諾。7.1.8費用投入和成本測算。7.1.9經(jīng)濟效益分析。7.1.10社會效益預(yù)測。7.1.11需要招標(biāo)單位協(xié)助解決的問題。 7.1.12本公司的優(yōu)勢和

8、長處。7.1.13物業(yè)接管后的工作進度安排。7.2評審小組提供信息要求：7.2.1“擬接管物業(yè)的基本概況”要求詳細(xì)列出擬接管物業(yè)的地理位置、環(huán)境、占地面積、建筑面積、棟數(shù)、層數(shù)、樓宇結(jié)構(gòu)特點、基本設(shè)施、設(shè)備、住戶基本構(gòu)成、驗收移交情況等。7.2.2“準(zhǔn)備采取的管理方式”要求針對擬接管物業(yè)的自身特點編制出總體管理方案和分項管理方案。7.2.3對擬接物業(yè)的管理難點、重點應(yīng)針對性地列出具體的管理措施。7.2.4人力、物力資源要求詳細(xì)列出。7.2.4.1擬接管物業(yè)的組織架構(gòu)。7.2.4.2擬接管物業(yè)的人事定編和崗位設(shè)置、崗位描述。7.2.4.3主要業(yè)務(wù)骨干的配置人選和人員素質(zhì)介紹。7.2.4.4公司內(nèi)

9、部培訓(xùn)計劃及實施情況。7.2.4.5為開展工作前期投入的設(shè)備、設(shè)施。7.2.5管理目標(biāo)要求具體列出明確的總體目標(biāo)和詳細(xì)分項目標(biāo)，目標(biāo)要求有可操作性和可考核性。7.2.6服務(wù)承諾要求針對小區(qū)業(yè)主的要求和物業(yè)管理服務(wù)的特點列出有鮮明特色的服務(wù)措施來。7.2.7費用投入和成本測算要求針對擬接小區(qū)的現(xiàn)狀和管理要求、難度逐項測算出前期投入和管理成本。7.2.8經(jīng)濟效益分析要求按照物業(yè)管理“以區(qū)養(yǎng)區(qū)、保本微利”的特點詳盡地計算出擬接物業(yè)后的經(jīng)濟效益。7.3. 評審小組人員組成組長：物業(yè)總監(jiān)，副組長：拓展總監(jiān)，組員：財務(wù)、人事、環(huán)境、工程、安保經(jīng)理或主管。8. 制作標(biāo)書8.1總經(jīng)理依據(jù)拓展部收集到的擬接物業(yè)

10、的信息和現(xiàn)場實地考察的結(jié)果給出編制投標(biāo)書的原則和要求。8.2拓展部經(jīng)理依據(jù)招標(biāo)文件要求組織協(xié)調(diào)收集相關(guān)部門須提供投標(biāo)資料。8.3評審小組開始詳細(xì)依照本方案7.2條的要求逐條完成單項評審編制工作。8.4拓展部專員在單項工作編制完畢后開始組織匯編。8.5匯編完成后報總經(jīng)理審批及定稿。8.6針對具體項目，拓展專員根據(jù)評審小組報總經(jīng)理同意執(zhí)行價格在投標(biāo)時間前2天，報總經(jīng)理審核同意，制作標(biāo)書。8.7 投標(biāo)時間前一天，保質(zhì)保量完成投標(biāo)文件制作匯編工作，需要光盤的同時一并制作完成，并按招標(biāo)文件要求裝裱、密封。9.投標(biāo)9.1 拓展總監(jiān)根據(jù)投標(biāo)文件要求及時間、地點做好投標(biāo)準(zhǔn)備，結(jié)合項目情況直接參與投標(biāo)或邀請總經(jīng)

11、理參與。9.2投標(biāo)時依據(jù)現(xiàn)場情況，須改動投標(biāo)文件重要內(nèi)容的，如：有價格變動等，須口頭上報總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可改動。10.投標(biāo)結(jié)果及投標(biāo)保證金的收回10.1 投標(biāo)完成后，及時跟進招標(biāo)單位的中標(biāo)結(jié)果，及時收回投標(biāo)保證金，如果中標(biāo)，積極與招標(biāo)方聯(lián)系進行合同簽訂的討論及簽訂工作。10.2 流標(biāo)：流標(biāo)后，根據(jù)招標(biāo)方給出的意見，分析流標(biāo)的問題所在，及時修正工作不足，積極應(yīng)對，調(diào)整策略為下一步工作總結(jié)經(jīng)驗吸取教訓(xùn)。11. 物業(yè)入場實施管理11.1 配合物業(yè)部成立物業(yè)接管領(lǐng)導(dǎo)小組：公司在業(yè)務(wù)拓展的同時，成立以物業(yè)總監(jiān)為組長的物業(yè)接管領(lǐng)導(dǎo)小組。11.2負(fù)責(zé)物管部與招標(biāo)方的入場銜接及聯(lián)系溝通。11.3及時根

12、據(jù)拓展合同安排入場實施管理。附件1工作流程評審小組職責(zé)：1、 研究招標(biāo)文件及招標(biāo)方服務(wù)要求，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2、 實地勘察招標(biāo)場地體量。3、 研究投標(biāo)項目擬投入人員、及服務(wù)方案，所需資金情況，實施計劃，管理措施，項目合理性建議。樓盤項目信 息 源報物業(yè)總監(jiān)，組建項目班底，人、財、物準(zhǔn)備入場總結(jié)分析流標(biāo)原因制作完標(biāo)書報總經(jīng)理同意，簽發(fā)進入下一步評審小組組成組長：物業(yè)總監(jiān)副組長：拓展總監(jiān)組員：財務(wù)經(jīng)理 人事經(jīng)理 環(huán)境 工程 安保評審確定投標(biāo)價報總經(jīng)理批復(fù)網(wǎng)上下載投批總經(jīng)理研究體量后購買標(biāo)書物業(yè)部入場實施管理接管小組準(zhǔn)備實施流標(biāo)中標(biāo)簽訂合同投標(biāo)制作標(biāo)書公司評審小組研究接單附件2招投標(biāo)拓展項目基本情況表招標(biāo)

13、內(nèi)容地址招標(biāo)單位地址規(guī)模項目期價格聯(lián)系人電話投標(biāo)單位資格要求投標(biāo)文件獲取投標(biāo)文件遞交備注附件3服務(wù)要求評審表客戶名稱開標(biāo)日期服務(wù)期間服務(wù)方式信息來源 c 電話記錄 c附招標(biāo)書或合同草案等 共 頁顧客對服務(wù)明示與潛在的要求（技術(shù)要求、質(zhì)量要求、支持服務(wù)、價格等）填寫人： 日期：本公司為滿足顧客要求作出的承諾填寫人： 日期：物業(yè)部（日常管理工作方案、難點、重點管理方案設(shè)備及人員配制）填寫人： 日期：采購部（設(shè)備及物料供應(yīng)能力）填寫人： 日期：財務(wù)部（開辦費、管理成本、預(yù)期效益的測算）填寫人： 日期：人力資源部（擬接項目的人員配置招錄情況）填寫人： 日期：評審結(jié)論（由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)）填寫人： 日期：備注10附件4物業(yè)項目信息匯總表序號項目名稱服務(wù)內(nèi)容服務(wù)面積開標(biāo)日期采購預(yù)算備注12附件5評審小組人員名單項目名稱：項目地址：姓名部門小組職務(wù)主要職責(zé)