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1、會(huì)議室使用管理制度
第1章 總 則
為了規(guī)范公司的會(huì)議管理,加強(qiáng)會(huì)議室的合理利用并對(duì)其進(jìn)行有效管理、保證會(huì)議室的整潔及各類設(shè)施的完好,提高會(huì)議管理工作效率、會(huì)議質(zhì)量,確保公司各項(xiàng)目會(huì)議的順利召開,特制定本管理辦法。
第2章 適用范圍
第一條 會(huì)議室僅限于本公司用于舉行各類會(huì)議、開展各部門培訓(xùn)及重要來(lái)賓接待等工作使用。
第二條 本管理辦法適用于公司各級(jí)、各類會(huì)議的組織和管理。
第3章 會(huì)議的類型及使用原則
第3條 公司會(huì)議類型有公司辦公例會(huì)、日常工作會(huì)議、重要來(lái)賓接待會(huì)議、專題會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議等。
第4條 會(huì)議室使用原則:
1、 會(huì)議室使用需遵循先登記先使
2、用、先緊急后一般、先全局后部門的原則;臨時(shí)情況使用各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商調(diào)整使用,但不可影響后續(xù)其他預(yù)約情況;
2、 會(huì)議組織部門根據(jù)會(huì)議類型、參會(huì)人員級(jí)別和參會(huì)人數(shù)提前到前臺(tái)填寫《會(huì)議室預(yù)約登記表》預(yù)約會(huì)議室;涉及接待重要來(lái)賓或?qū)n}會(huì)議等重大會(huì)議時(shí),應(yīng)填寫《會(huì)議接待需求表》;
3、 如遇特殊情況、緊急會(huì)議可先通知行政部負(fù)責(zé)人,根據(jù)實(shí)際情況協(xié)調(diào)會(huì)議室使用,事后補(bǔ)辦有關(guān)登記;
4、 部門應(yīng)在所預(yù)約時(shí)間到達(dá)會(huì)議室,并開始使用。若長(zhǎng)時(shí)間未到,則會(huì)議室使用權(quán)由行政部另作安排;
5、 如部門臨時(shí)取消申請(qǐng),再需使用時(shí),需重新申請(qǐng)。部門及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約時(shí)間內(nèi)使用完畢,若后續(xù)時(shí)間無(wú)
3、其他安排,可超時(shí)使用。但若緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排了其他部門使用,超時(shí)部門必須離開會(huì)議室,終止使用該會(huì)議室。
第4章 會(huì)議準(zhǔn)備
第5條 會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型、與會(huì)人員級(jí)別等內(nèi)容,提前到行政部指定人員進(jìn)行登記預(yù)約,涉及重大會(huì)議時(shí),應(yīng)填寫《會(huì)議接待需求表》,經(jīng)行政部審批。
第6條 所有會(huì)議的主持人、召集部門、與會(huì)人員及與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該做好充分準(zhǔn)備工作,以便會(huì)議高效、有序進(jìn)行。
第7條 會(huì)議組織方或人員的會(huì)議前需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容:
1、 明確會(huì)議主題、會(huì)議主持人、會(huì)議時(shí)間、明確參會(huì)人員,準(zhǔn)備會(huì)議議程表、會(huì)議資料及簽到表,并且指定人員進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要;
2、 涉及接待重要領(lǐng)導(dǎo)或貴賓的會(huì)議
4、,需要提前與行政部確認(rèn)該貴賓或領(lǐng)導(dǎo)的住宿、行程、用餐等安排及相關(guān)費(fèi)用等事項(xiàng);
3、 會(huì)議通知由會(huì)議組織方或人員發(fā)布。
第8條 行政部會(huì)議前必須根據(jù)會(huì)議類型及會(huì)議組織方需求,需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容:
1、 應(yīng)于會(huì)議前10分鐘,準(zhǔn)備好茶水、茶歇(水果、點(diǎn)心)、會(huì)場(chǎng)布置(包括會(huì)議電腦、視頻會(huì)議鏈接、音響、投影、條幅標(biāo)語(yǔ)、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等)工作;
2、 涉及接待重要來(lái)賓的行政工作,包括酒店住宿、來(lái)賓用車、用餐預(yù)定等。
第5章 會(huì)中服務(wù)和會(huì)議要求
第9條 會(huì)場(chǎng)服務(wù)
會(huì)場(chǎng)服務(wù)主要由行政部負(fù)責(zé)。
1、 引導(dǎo)座位:會(huì)議組織方或人力行政人員應(yīng)于會(huì)前準(zhǔn)備好座位名牌,可引導(dǎo)與會(huì)人員 盡
5、快就座,特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和重要貴賓人員的座次位置;
2、 茶水服務(wù):會(huì)議開始后,人力行政人員應(yīng)指定前臺(tái)工作人員,每隔15-20分鐘添加茶水,根據(jù)與會(huì)人員飲水情況,自行調(diào)整添加茶水間隔時(shí)間;
3、 維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序:保證會(huì)場(chǎng)內(nèi)外安靜,注意會(huì)場(chǎng)周圍無(wú)關(guān)人員大聲喧嘩或闖入會(huì)場(chǎng)內(nèi),影響會(huì)議正常進(jìn)行;
4、 內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息:做好內(nèi)外聯(lián)系及信息傳遞工作,包括會(huì)議進(jìn)行中領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外要辦的事項(xiàng)、外來(lái)人員電話接聽、重要日程安排及接待等事項(xiàng)。
第10條 會(huì)議要求
1、 請(qǐng)與會(huì)人員嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間,切勿遲到或無(wú)故早退;
2、 會(huì)議主持人應(yīng)把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)人員;
3、
6、 會(huì)中,與會(huì)人員應(yīng)及時(shí)關(guān)閉手機(jī)鈴聲,打開震動(dòng);請(qǐng)勿隨意打斷他人發(fā)言;急需接聽電話,須到場(chǎng)外接聽。
第6章 會(huì)后工作
第11條 會(huì)議結(jié)束后,各部門應(yīng)做好收尾工作。
1、 會(huì)場(chǎng)清理:各部門使用后要及時(shí)關(guān)閉投影儀,視頻等設(shè)備,椅子及時(shí)歸位。行政部會(huì)后檢查并整理會(huì)場(chǎng),保持會(huì)場(chǎng)清潔。清點(diǎn)會(huì)場(chǎng)設(shè)備,保證會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備完好。會(huì)議室使用完畢后,隨時(shí)關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施、設(shè)備、電源,其實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作;
2、 會(huì)議紀(jì)要:由會(huì)議組織部門指定人員做好會(huì)議紀(jì)要,并成文由與會(huì)人員簽字確認(rèn);
3、 貴賓接待工作:涉及會(huì)后接待用餐或接待用車,由責(zé)任部門陪同,行政部協(xié)助安排用餐及行程用車,直至接待工作結(jié)束
7、。
第7章 會(huì)議室的管理
第12條 會(huì)議室由行政部指定專人管理,各部門在使用會(huì)議室過程中,要保持衛(wèi)生,禁止吸煙,愛護(hù)室內(nèi)設(shè)備。會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備、工具、辦公用品未征得公司同意,任何人不得隨意拿出會(huì)議室或挪作他用。
第13條 會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部安排專人打掃,要做好日常清潔工作。為保持公司形象,公司員工切勿將私人物品擺放于會(huì)議室。
第14條 如遇下班或節(jié)假日,會(huì)議室管理人員應(yīng)做到門窗關(guān)閉、電源關(guān)閉,遙控器等小件物品應(yīng)及時(shí)收納,做好防火、防盜安全工作。
第8章 附 則
第15條 本制度由行政部指定,經(jīng)區(qū)域總經(jīng)理審批,報(bào)批集團(tuán)通過后生效。
第16條 本辦法的解釋權(quán)和修改權(quán)歸行政部所有。
第17條 其他內(nèi)容
附件一:《會(huì)議室預(yù)約使用登記表》
附件二:《會(huì)議接待需求表》