精編電大專科《辦公室管理》設(shè)計(jì)題題庫及答案（試卷號2180）

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1、最新電大?？啤掇k公室管理》設(shè)計(jì)題題庫及答案（試卷號2180） 盜傳必究 設(shè)計(jì)題 1. 給下而的情境設(shè)計(jì)禮貌用語。 ⑴問人姓氏說（ （2）仰慕已久說（ （3）長期未見說（ （4）請人解答說（ （5）求人辦事說（ （6）請改文章說（ ⑺向人祝賀說（ （8）身體不適說（ （9）看望別人說（ （10）請人接受說（ （11）希望照顧說（ （12）贊人見解說（ （13）歸還物品說（ （14）等候別人說（ （15）需要考慮說（ 答：⑴貴姓（2）久仰 （3）久違（4）請教 （5）拜托（6）斧正 ⑺恭喜（8）欠安

2、 （9）拜訪（10）笑納 （11）關(guān)照（12）高見（13）奉還（14）恭候（15）斟酌 （每點(diǎn)2分） 2. 設(shè)計(jì)一份開業(yè)典禮的籌備工作流程。 答：開業(yè)典禮的輿論宣傳工作（可運(yùn)用傳播媒介在報(bào)紙、電臺、電視臺廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張 貼開業(yè)告示）（6分）一做好來賓邀請工作（3分）一發(fā)放請柬（3分）一現(xiàn)場的布置（3分）一準(zhǔn)備開幕 詞、致答詞（3分）一做好接待服務(wù)工作（3分）一要做好禮品饋贈工作（3分）一擬定典禮程序（3分） 一各種物質(zhì)的準(zhǔn)備工作。（3分） 3. X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公 室，在走廊被分管經(jīng)濟(jì)工作的楊副市長叫

3、了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他查找有關(guān)市場經(jīng)濟(jì)的重要資 料。李助理此時(shí)此刻一心只想到完成徐市長布置的任務(wù)，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有 些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時(shí)布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。 請你為李助理設(shè)計(jì)一個(gè)合理的應(yīng)對之策。 答：（1）辦公室的一項(xiàng)基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)（政務(wù)）服務(wù)，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都 不可回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下來。（6分） （2）李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報(bào)，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦 的事項(xiàng)。（8分） （3） 李助理自己全神貫注認(rèn)認(rèn)真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)。（

4、8分） （4） 他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把 實(shí)際參與查找人員的名字講一下。（8分） 4. 文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？履行哪些職 責(zé)？ 答：（1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或 輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。（2分） （2） 制定約會計(jì)劃。約會計(jì)劃表包括：城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯?，寫明城市名和國家名）， 日期和時(shí)間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。（2分） （3） 為商務(wù)洽談收集資料。（

5、1分） （4） 決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。（1分） （5） 考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識別標(biāo) 簽。（1分） （6） 安排差旅費(fèi)。（1分） （7） 建立旅行一一旅館信息資料庫。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫。 （1分） （8） 辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。（1分） 5. 某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？ 答：（1）客人的選擇。確定名單，再請上司核定。（2分） （2） 確定時(shí)間。如果是涉外宴請，宴請時(shí)間應(yīng)該按照國際慣例，征詢客人的意見，要

6、避免選擇對方的 重大節(jié)假日。（1分） （3） 會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費(fèi)用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通 是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。（2分） （4） 擬訂菜單。應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供 2份菜單，供上司挑選。（1分） （5） 寄發(fā)請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時(shí) 間、地點(diǎn)，以及著裝要求、要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出；（2分） （6） 席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應(yīng)注明席次號。席次的排列原則是: 男女

7、主人對坐桌椅的兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐在女主人的右邊，女主賓坐在男主 人的右邊。主人方而的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。（2分） 6. 安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工， 共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任 請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？ 答：（1）接受任務(wù)（1分） （2） 了解來賓（2分） （3） 制訂計(jì)劃（2分） （4） 預(yù)訂食宿（1分） （5） 迎接來賓（1分） （6） 商議日程（2分） （7） 安排會談（2

8、分） （8） 陪同參觀（1分） （9） 送別客人（1分） （10） 接待小結(jié)。（2分） 7. 文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？ 答：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支 的出差費(fèi)用。（3分）. （2） 回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司 的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（3分） （3） 盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。（3分） （4） 把在出差時(shí)結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（3分） （5） 對在旅

9、行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。（3分） 8. 康橋賓館位于本市南京西路45號，是個(gè)中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11月15日上午9： 00至12：。0召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在 康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會議通知。他應(yīng) 該考慮哪些問題？ 答：（1）會議的名稱；（2分） （2） 出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（2分） （3） 日期、時(shí)間（開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）；（2分） （4） 地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號會議室）；（2分） （5） 議題（或者

10、議事日程）；（2分） （6） 主辦者的聯(lián)絡(luò)處、電話號碼等；（1分） （7） 開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時(shí)可附上地圖）；（2分） （8） 注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。（2分） 9. 某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室 外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？ 答：（1）要替搭車回去的人安排車子；（2分） （2） 在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（2分） （3） 有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（1分） （4） 檢查會場有無

11、物品遺漏；（1分） （5） 要為參加會議的人員送行；（1分） （6） 文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅； （2分） （7） 桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾；（2分） （8） 攜帶進(jìn)會場的資料和會議用品要記得帶回；（1分） （9） 關(guān)緊門窗并上鎖；（1分） （10） 通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。（2分） 10. 某公司為了推銷自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營銷前的準(zhǔn)備工作，以良好的社會形象及合適的價(jià)格打 人市場，決定組織召開專家座談會，對其推銷產(chǎn)品進(jìn)行評估。如果你是辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成你承辦這個(gè) 座談會，

12、你該如何做？ （1） 座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者; （3分） （2） 座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3分）（3）座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合； （2分）（4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；（2分） （5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（1分）（6）座談會的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定， 可長可短；（2分） （7）會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。（2分） 11. 總經(jīng)理要與A公司總裁談某項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，文員替總經(jīng)理安排這個(gè)約會，應(yīng)該怎么做？ 答：總經(jīng)理要與A公司總裁談某項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，文員替

13、總經(jīng)理安排這個(gè)約會，應(yīng)該怎么做?首先，用寫 信的方式定約，等對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員確認(rèn)；（2分）其次，正確告知總經(jīng)理的姓名、 目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐會、午餐會等）、所需要的時(shí)間等，日期的確定應(yīng)有彈性，告知你或總經(jīng)理 的聯(lián)系電話。（2分）第三，決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)，要注意： （一） 星期一早上、周末下午、即將下班之前、午餐前后對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意 義的日子、公司有重大活動時(shí)、不要安排約會；（3分） （二） 地點(diǎn)必須選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮禮儀規(guī)格、是否需保密、是否需就餐等；（3分） （三） 如對約會地點(diǎn)沒有充分把握，應(yīng)事先調(diào)查路線、如何前往、房

14、間大小、桌子的配置等。（3分） （四） 約定好后向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表上。如有必要，還應(yīng)準(zhǔn)備約會所需要的文件資料。 （2分） 12. 所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的?文員應(yīng)如何應(yīng)對？ 答：（1）固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)（但要注意禮貌）地反復(fù)進(jìn)行解釋 并提出建議。堅(jiān)持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度?？杀ＷC：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。 （4分） （2） 進(jìn)行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險(xiǎn)的來訪 者直接沖突。（3分） （3） 情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性

15、，女文員可能會使 她平靜下來；如不行，找一個(gè)成熟的女同事來幫忙。（4分） （4）騙人的老手。他們①介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格低得離譜；②公司經(jīng)營時(shí)間不長；③個(gè)人或公司沒有 通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護(hù)公司和上司的利益。（4分） 13. 文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？ 答：在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生It、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋 節(jié)等；（2分） （1） 還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（2分） （2） 在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐?購物環(huán)境。

16、（1分） （3） 還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)?禮物即可。（2分） （4） 要看對方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。（2分） （5） 贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。（1分） （6） 如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。 （1分） （7） 文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者 提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。（2分） （8） 為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。 14. 辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ 答：⑴接受任務(wù)；（2分） （2） 了解來賓、制訂計(jì)劃；（2分） （3） 預(yù)訂食宿；（1分） （4） 歡迎來賓、商議日程；（1分） （5） 禮節(jié)性拜訪、宴請；（1分） （6） 正式會談；（2分） （7俊訂協(xié)議書；（2分） （8） 陪同參觀游覽；（1分） （9） 互贈禮品；（1分） （10） 歡送來賓、接待小結(jié)。（2分）