精編電大專科《辦公室管理》案例分析題題庫及答案（試卷號2180）

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1、最新電大?？啤掇k公室管理》案例分析題題庫及答案（試卷號2180） 盜傳必究 案例分析題 1. 東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談 判，古總經(jīng)理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小沈和小陳除了在文本、 資料等方面作了準備，還花了一番功夫進行了打扮。 正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古 總經(jīng)理身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。 古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒喧時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃 來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮

2、叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放人杯中……這一切引 起了古總經(jīng)理和客商的不同反應?？蜕潭鴰Р粣傊炎约旱牟璞频眠h遠的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。 談判中討價還價時，古總經(jīng)理一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總經(jīng)理一邊，指責客商?？蜕谭餍涠?去。古總經(jīng)理望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關 系？ ” 小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止等有哪些不妥當之處？ 答：（1）小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；（4分） （2） 小沈的穿著突

3、出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；（4分） （3） 小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；（4分） （4） 小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；（6分） （5） 小沈應該對領導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她 應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商；（6分） （6） 小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。找適當?shù)臋C會, 用適當?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。（6分） 2. 文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務處理意見后，又遇到了負

4、責宣傳的張副經(jīng)理，小 曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也因此矛盾加深。孫認為小 曹與張關系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業(yè)務是他引介的，小曹應先同他通氣。 問題：請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？ 答：（1）小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請 示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示；（6分） （2） 在工作中不應過分親近或疏遠某領導，以至落到尷尬的境地；（6分） （3） 兩位領導都作了指示，如果張通情達理，小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后，按 孫的意

5、見辦；(6分) (4) 如果不能求得諒解時，小曹應向兩位領導分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；(6 分) (5) 如果矛盾不能統(tǒng)一，應向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員 執(zhí)行主要決策人的意見。(6分) 3. 愛達公司的丁秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，丁秘書聽著對方的聲音，辨別 出又是那位推銷員朱磊打來的電話。第一次他來電時，丁秘書聽著朱磊的自我介紹，判斷這電話不是經(jīng)理 正在等的電話，也不是緊急要事。于是她說：“很抱歉，經(jīng)理不在。請你留下姓名、地址、回電號碼，我 會轉達給經(jīng)理的?！笨蓪Ψ椒且医?jīng)理本人不可。掛斷電話，丁秘書就此事匯報

6、了經(jīng)理。經(jīng)理聽后，告訴 她，曾在一次交易會上見過此人，印象不佳，不想和他有生意上的來往。十天前，朱磊又來了電話，丁秘 書說：“對不起，經(jīng)理仍然不在。我已將你的情況和要求轉告經(jīng)理，目前他非常繁忙，這事以后再說吧！” 隨即，主動掛斷了電話?，F(xiàn)在，朱磊第三次來電，丁秘書應該怎么辦？ 問題： (1) 文秘人員接聽電話時，首先應做些什么？電話結束后又應該怎么做？ (2) 假如你是丁秘書，針對朱磊第三次來電，你怎樣說？ (3) 文秘人員怎樣審查來電？具體做法怎樣？ (4) 文秘人員替上司審查來電的態(tài)度和技巧是怎樣的？ 答：(1)文秘人員接聽電話時，首先應自報家門。掛斷電話應遵循“誰先打出誰先掛

7、”的原則。丁秘 書做錯了。(6分) (2) T秘書在朱磊第二次來電時，就應告知對方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來電時，丁秘書應 該說：“你的事情，我已經(jīng)與經(jīng)理匯報過了，對你們的生意經(jīng)理無意參與，尚未考慮與你聯(lián)系。請你以后 不要來電話了。如果情況有了變化，我會主動與你聯(lián)系的。謝謝！”(9分) (3) 審查來電時應詢問對方的姓名、單位、來電事由、回電號碼，然后請示上司是否想與對方通話。 如上司同意通話，可打回電或請對方再打過來；如上司不想通話，應想辦法拒絕對方。(9分) (4) 在電話中應既做到為領導“擋駕”，又不得在言語、行動上失禮，冒犯對方。(6分) 4. 某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員

8、小趙正在看當天準備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習生，剛從大 學經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導老 師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經(jīng)理談談。 小趙客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。 小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”, 小趙越聽越不高興，結果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋沒了你的才能？你是大材 小用，為什么不去大公司呢？ ”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開 了辦公室。 小趙還在悶悶不

9、樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵守紀律，完不成任 務被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信， 非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進來，他們怒氣沖沖地推推操操，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一 邊干著急，不知道怎么辦才好???一 問題：你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應該怎么做才對。 答：(1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”，辦公室人員不能替上司做主；(5分) (2) 接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽；(5分) (3) 對提重要建議的來訪者，應認真記錄，匯報上司；(5分) (4)

10、 應對來訪者熱情，不能冷嘲熱諷；(5分) (5) 對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié)，宣傳政策；(5分) (6) 應盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110o (5分) 5. 波揚公司準備在本市市中心召開大型的新產(chǎn)品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員。總經(jīng)理 讓辦公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機。預定會議廳和租借放 映機的任務交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關資料，打電話問了一些情況，決定租借黎明大廈的會議 廳。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打電話給租賃公司， 要求租賃公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明

11、大廈的會議廳。 會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上 午，大家正在緊張地做著最后的準備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點五十分了，放映機還沒有送到。 劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚……突然外 而一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個地方連停車場也沒有……” 問題：(1)假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應該如何處理？ (2) 假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？ (3) 從這件事中你得到了什么教訓？ 答：(D請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員； (

12、2) 如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報，請示該如何辦？ (3) 馬上向總經(jīng)理報告，不得擅自決定調整會議議程； (4) 得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？ (5) 聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機(或原租賃公司再送一臺)； (6) 召開大型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應至少提前一天安排； (7) 租借會議廳應全而考慮內(nèi)外部環(huán)境和設施，包括噪音問題、停車場等， (8) 不能僅憑電話聯(lián)系，應實地查看； (9) 重要設備應考慮備用(或兩套方案。 6. 文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打 電話，她讓

13、送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話， 心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信 紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的 紅：……”，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來(但是外表還是有些痕跡)。她 又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。 這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把 收件人地址、姓名打印在信封的上而，把公司的

14、地址打印在右下角。 你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么?請講出理由并說明正確的做法。 答：⑴收領郵件應該把以前的信件另外放開，以免混淆； (2) 應在清點后才能簽字； (3) 首先應分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆； (4) 不能把回信地址剪掉； (5) 檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去； (6) 拆錯信，應在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他(她) 道歉； (7) 把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；把郵件分成最急件、次急件和普通件; (8) 打印寄往美國的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。