檔案管理學(xué) 期末復(fù)習(xí)資料.doc

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根據(jù)筆記整理，多有不足，請(qǐng)與指正 來(lái)自09涉外孫雨瑤 第 7 頁(yè) 共 7 頁(yè) 檔案管理學(xué) 檔案的分類(lèi)： 1按照來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)，即按其形成的性質(zhì)可分為國(guó)家機(jī)關(guān)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等。 2 按照內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)有兩種劃分方法： 1 直接分為黨務(wù)檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、科學(xué)技術(shù)檔案等 2 先分為普通檔案【如：黨務(wù)檔案、國(guó)家政務(wù)檔案等】和專(zhuān)門(mén)檔案【如；公安檔案、訴訟檔案、會(huì)計(jì)檔案、科學(xué)技術(shù)檔案等 3按照載體的形式標(biāo)準(zhǔn)，有金石檔案、甲骨檔案、泥板檔案、簡(jiǎn)牘檔案、錦帛檔案、紙質(zhì)檔案等； 記錄信息的方式可分為：文字檔案、圖形檔案、音像檔案、電子文件；音像檔案：照片、錄音、錄像、影片檔案。 4按照時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)劃分：古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案 5按照所有權(quán)標(biāo)準(zhǔn)：國(guó)家所有檔案、集體所有檔案、個(gè)人所有檔案【國(guó)外分為：公共檔案、私人檔案】 6 在中國(guó)常見(jiàn)的檔案種類(lèi)：文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案 檔案管理理論分析 1 環(huán)節(jié)論：（最常見(jiàn)的一種形式）六環(huán)節(jié)論：收集→分析→鑒定→保管（保護(hù)）→統(tǒng)計(jì)→利用; 八環(huán)節(jié)論：收集→分析→鑒定→保管（保護(hù)）→統(tǒng)計(jì)→利用→檢索→編研 2信息論：（《檔案管理信息論》）輸入→加工→輸出→反饋 3 三階段論：形成→管理→利用 檔案的起源 1 文字產(chǎn)生前的檔案： ①結(jié)繩記事②書(shū)契③巖畫(huà) 2文字產(chǎn)生后的檔案 ①文字 ②載體 國(guó)外：紙莎草—泥板—貝葉—羊皮（蠟版） 國(guó)內(nèi)：甲骨—金石—簡(jiǎn)牘—綿帛—紙 檔案的定義： 復(fù)雜定義：檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成，保存完備的各種形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄。 簡(jiǎn)化定義：檔案是原始數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄。 1法語(yǔ)國(guó)家：檔案是文件 三個(gè)方面：2 英語(yǔ)國(guó)家：檔案是進(jìn)入到檔案館的文件 3蘇中國(guó)家：文件經(jīng)歸檔后即為檔案—文件中心 檔案的屬性： 1 本質(zhì)屬性：原始性 2一般屬性：知識(shí)性：儲(chǔ)存?zhèn)鞑ブR(shí) 信息性：①擴(kuò)充性 ②可壓縮性 ③可替代性 ④可傳輸性 文化性：表現(xiàn)為①民主和開(kāi)放的環(huán)境②檔案機(jī)構(gòu)性質(zhì)的轉(zhuǎn)變③為公眾為社會(huì)服務(wù) 檔案的價(jià)值和作用 1 價(jià)值：憑證、參考→【行政憑據(jù)、法律信任、史料共計(jì)】 2 作用：機(jī)關(guān)工作的直考依據(jù)、政治斗爭(zhēng)的必要手段、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)、科學(xué)研究的可靠資料、宣傳教育的優(yōu)秀材料（以上都是國(guó)家作用）國(guó)家、組織、個(gè)人維權(quán)的重要（個(gè)人作用） 檔案工作的基本原則 1我國(guó)檔案事業(yè)管理體制——集中制 國(guó)家所有（立檔單位） 集中管理 分級(jí)設(shè)館 館網(wǎng)龐大 2 基本原則（基本原則建立在管理體制上） ①統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分設(shè)管理 ：A分設(shè)按行政級(jí)別來(lái)分級(jí)B按專(zhuān)業(yè)來(lái)分設(shè) ②維護(hù)檔案的完整與安全 ：A數(shù)量要求完整，質(zhì)量保證 B安全性：實(shí)體安全、內(nèi)容安全 3便于社會(huì)各方面利用： （1） 以檔案原件提供利用 （2） 以檔案復(fù)制品提供利用 （3） 綜合檔案內(nèi)容編寫(xiě)書(shū)面資料提供利用 收集的定義： 檔案的收集工作，就是按照法律、法規(guī)的規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專(zhuān)門(mén)征集的辦法，把分散在各組織、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中到各級(jí)檔案保管機(jī)構(gòu)。 收集的內(nèi)容： 1 對(duì)本單位需歸檔文件的收集 2 對(duì)現(xiàn)行、撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)永久文件的接收 3 對(duì)歷史檔案的接收和征集工作 收集工作的要求： 1、 館藏現(xiàn)狀： （1） 范圍上：主要收集一級(jí)單位檔案，對(duì)于二、三級(jí)單位檔案選擇收集 （2） 內(nèi)容上：以機(jī)關(guān)檔案為核心 （3） 門(mén)類(lèi)上：以紙質(zhì)檔案為主 （4） 時(shí)間上：建國(guó)以后檔案為主 2、豐富館藏的標(biāo)準(zhǔn)： （1）數(shù)量充分，質(zhì)量?jī)?yōu)化 （2）成分充分，結(jié)構(gòu)合理 （3）內(nèi)容廣泛，層次分明 3、收集工作的要求： （1）歸檔文件齊全完整 （2）加強(qiáng)歸檔文件的指導(dǎo) （3）保持全宗的不可分散性 （4）推行入館（室）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化 單位內(nèi)文件的歸檔： 1、 歸檔制度的定義： 歸檔制度：各單位在工作生活中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢以后，經(jīng)由文書(shū)部門(mén)或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存，稱(chēng)為“歸檔”。在我國(guó)，這是黨和國(guó)家規(guī)定的一項(xiàng)制度，即通常所說(shuō)的“歸檔制度”。 2、歸檔范圍： 老范圍 上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料 本級(jí)機(jī)關(guān)形成的文件資料 下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)形成的文件資料 同級(jí)機(jī)關(guān)交往形成的文件資料 本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)文件 以我為“中心”權(quán)益文件 需執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)的文件 其他有關(guān)查考文件 新范圍 不歸檔范圍 3、歸檔時(shí)間：大單位，每年3~4月份；小單位，隨辦隨歸 4、歸檔要求： ①遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn) ②保持文件間的有機(jī)規(guī)律 ③區(qū)分不同價(jià)值，便于保管利用 檔案鑒定：一般是指對(duì)檔案真?zhèn)魏蜋n案價(jià)值的鑒定，而經(jīng)常的業(yè)務(wù)工作則是后者。檔案界通常所說(shuō)的檔案鑒定，是對(duì)檔案價(jià)值的鑒定。 檔案鑒定步驟： 1、 整理之前：①歸檔→②移交 2、 檔案室鑒定：①接收檔案→②定期鑒定→③入館鑒定 3、 檔案館：①接收鑒定→②定期鑒定 鑒定工作的歷史分期： 【卡林斯基，波蘭人，提出“檔案鑒定的歷史分期”，分為三個(gè)歷史階段】 第一分期（1789—1880）——“粗線條”時(shí)期 ① 頒布檔案鑒定法規(guī) ② 分類(lèi)：【革命標(biāo)準(zhǔn)】 保存 銷(xiāo)毀 有用文件 歷史文件 封建文件 無(wú)用文件 ③ 鑒定規(guī)章：明確規(guī)定檔案的保存或銷(xiāo)毀由所有權(quán)決定【普魯七 頒發(fā)】 第二分期（1800—第一次世界大戰(zhàn)前） ① 文件生的速度加快 ② 鑒定標(biāo)準(zhǔn)的出現(xiàn) ③ 禁止銷(xiāo)毀年限出現(xiàn) 第三分期（Ⅰ戰(zhàn)后—Ⅱ戰(zhàn)前） ① 列寧檔案法的頒布 ② 檔案鑒定所有權(quán)發(fā)生變化 ③ 鑒定理論的出現(xiàn) 第四分期（Ⅱ戰(zhàn)后——） ① 文件數(shù)量激增 ② 新的標(biāo)準(zhǔn)，層出不窮 ③ 檔案類(lèi)型的新型化 國(guó)外鑒定理論分析： 1、 年齡鑒定理論——由邁斯奈爾提出 ① 一般標(biāo)準(zhǔn)：a 高齡文件應(yīng)受尊重 b 應(yīng)當(dāng)避免極端 c 反對(duì)過(guò)于抽象d 暫時(shí)性目的的文件處理完畢后銷(xiāo)毀 e永遠(yuǎn)性機(jī)構(gòu)起源與發(fā)展應(yīng)保存 ② 涉及事項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)：A國(guó)家行政機(jī)關(guān)是不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利的文件 B 私人權(quán)利、地方公共權(quán)利的文件 ③ 涉及來(lái)源的標(biāo)準(zhǔn)：A保存與行政機(jī)關(guān)任務(wù)有關(guān)的文件 B關(guān)于政策程度及普遍性案卷 C保存 有關(guān)本機(jī)關(guān)行政事務(wù)的文件 D下級(jí)機(jī)關(guān)的特殊文件 E司法機(jī)關(guān)保存永久權(quán)利訴訟的文件 2職能鑒定理論： ① 分類(lèi)：（分為A類(lèi)和B類(lèi)） A類(lèi)：指高級(jí)機(jī)關(guān)，形成的各種文檔→永久保存，劃分標(biāo)準(zhǔn)以行政權(quán)力劃分 B類(lèi)：低級(jí)機(jī)關(guān)形成的各種文檔→選擇保存 ② 單份文件鑒定七原則： 1一般依據(jù) 2法律依據(jù) 3行政要求 4歷史依據(jù) 5地理依據(jù) 6替代位置（文件|檔案有一定的重復(fù)性） 7典型全宗 （中小型機(jī)關(guān)適用） 3文件雙重價(jià)值理論：（現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)）表明對(duì)檔案管理最科學(xué)發(fā)展 A 第一價(jià)值（原始價(jià)值）——對(duì)本機(jī)關(guān)內(nèi)部的價(jià)值： 行政管理價(jià)值，法律管理價(jià)值，財(cái)物管理價(jià)值，科研管理價(jià)值 B 第二價(jià)值（從屬價(jià)值）： 證據(jù)管理價(jià)值，信息管理價(jià)值 4檔案優(yōu)化論——對(duì)檔案雙重鑒定理論的優(yōu)化 ① 信息價(jià)值優(yōu)化：a產(chǎn)生環(huán)境b 內(nèi)容分析 c文件用途 ② 保管費(fèi)用：a庫(kù)房b 處理c 保護(hù)d 參考 ③ 鑒定意見(jiàn)與含義 5 蘇聯(lián)鑒定四原則（黨性原則，全面性原則，歷史，發(fā)展） 6利用決定論：提出了：歷史學(xué)家的利用需求 7宏觀職能鑒定理論：核心：社會(huì)職能 檔案的保管期限表：就是用表冊(cè)形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。 通用檔案保管期限表 專(zhuān)門(mén)檔案保管期限表 同系統(tǒng)檔案保管期限表 同類(lèi)型單位檔案保管期限表 單位檔案保管期限表 檔案的保管期限表類(lèi)型： 檔案的整理工作：就是將處于零亂狀態(tài)的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列和編目，組成有序的體系。 檔案的整理內(nèi)容： ① 區(qū)分全宗——館 ② 全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)——案卷 ③ 編立保管單位——立卷 ④ 案卷的排列 ⑤ 編目：對(duì)文件的著錄、標(biāo)引 檔案的整理的原則： 1、 充分利用原基礎(chǔ) 2、 保持文件的歷史職能 3、 便于保管和利用 全宗 全宗：全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)，組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的有機(jī)整體。 全宗的類(lèi)型：獨(dú)立全宗 全宗的構(gòu)成條件：行政權(quán)、財(cái)務(wù)權(quán)、人事權(quán) 立檔單位的變化和全宗劃分： ① 從單位的政治性質(zhì)考察 ② 從單位的基本職能情況考察 全宗的補(bǔ)充形式: 1、 聯(lián)合全宗：就是由兩個(gè)或幾個(gè)聯(lián)系密切的立檔單位形成的難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體，是全宗的一種特殊形式 2、 全宗匯集：是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。也是全宗的一種特殊形式。 3、 檔案匯集：是由不同的立檔單位形成的，按照一定特征集中起來(lái)的檔案的混合體。 1 基本形式：是由不明所屬全宗的零散檔案，依其某些特征組成的機(jī)關(guān)、組織檔案匯集 2特殊形式，是由某一杰出人物在其一生活動(dòng)中直接形成的有關(guān)檔案以及從各方面收集的有關(guān)檔案、資料組成的人物檔案匯集。 ↓ 分類(lèi)： 全宗內(nèi)檔案分類(lèi)——案卷 1 單式分類(lèi)法（往往是小單位形成檔案不多）： A時(shí)間分類(lèi)法 B機(jī)構(gòu)分類(lèi)發(fā) C問(wèn)題分類(lèi)法（事由分類(lèi)法） 2 復(fù)式分類(lèi)法： ① 年度——機(jī)構(gòu)分類(lèi)法 最為常見(jiàn)，是現(xiàn)行機(jī)關(guān)最常使用方法 ② 機(jī)構(gòu)——年度 針對(duì)撤銷(xiāo)機(jī)關(guān) ③ 年度——問(wèn)題 針對(duì)專(zhuān)門(mén)檔案 ④ 問(wèn)題——年度 《歸檔文件整理規(guī)則》的頒布標(biāo)志著文件立卷的消失。 文書(shū)立卷改革的原因： 1 案卷質(zhì)量得不到保證 五大類(lèi)：黨群類(lèi)、行政類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、科研類(lèi)、基建類(lèi) 2 所需人、財(cái)物較多 3不利于鑒定 4 不利于利用 檔案文件的保管單位——件（一份文件是一件） 1 正本及不同稿本 2正文與附件 3與文件處理單 4原件與復(fù)制件 5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文 6報(bào)表、名冊(cè)、圖志等 7來(lái)文與復(fù)文 文件的整理： 1修裱破損文件 2褪變文件的復(fù)制 3超大紙張的折疊 4裝訂：粘接式、縫紉式、變形材料 檔案的計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展階段： 1 單機(jī)階段： ①自動(dòng)、編目和檢索 ②輔助立卷 ③自動(dòng)索引 （主要指標(biāo)引） 2文檔管理一體化 ①公文子系統(tǒng) ②歸檔子系統(tǒng) ③檔案子系統(tǒng) 3 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化階段 電子文件：是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 電子文件的特征： 1、 應(yīng)用發(fā)展的階段性 2、 對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性 3、 信息與載體的相分離性 4、 電子文件的易更改性 5、 多媒體集成性 6、 非實(shí)體歸檔性 7、 對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴(lài)性 雙套制管理——最主要現(xiàn)象 1原因：保證點(diǎn)子文件的遠(yuǎn)距離利用 保護(hù)紙質(zhì)檔案 保證電子文件的法律地位 2注意問(wèn)題：針對(duì)重要文獻(xiàn) 確保電子文件原始性措施： 1、 加強(qiáng)電子文件，制作和人員的管理 2、 制作過(guò)程中職責(zé)分明 3、 建立電子文件全過(guò)程管理制度 4、 技術(shù)化措施——電子印章 5、 法律措施——2005年《電子簽名法》頒布 檔案利用： 利用檔案是指利用者為了研究和解決某種問(wèn)題而使用檔案。 檔案利用工作是指檔案館（室）為滿(mǎn)足利用需要向利用者提供檔案材料，也就是為利用者服務(wù)的工作。 檔案利用服務(wù)方式： 1 以檔案原件提供利用。 2 以檔案復(fù)制品提供利用 3 綜合檔案內(nèi)容編寫(xiě)書(shū)面資料提供利用