B聯(lián)想集團(tuán)會議組織和管理制度B.ppt

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,會議的組織和管理,主講人：周玲秀2000年8月,,,會議的組織和管理目錄,一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實施三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)管理,目錄,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-目錄,會前準(zhǔn)備,?策劃案的內(nèi)容?Team小組?會場勘察?起草協(xié)議?會務(wù)分工?制定會議費預(yù)算,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-策劃案的內(nèi)容,會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的目的、主題、時間、參會人員（類型、人數(shù)）、地點、會議日程、議程、人員分工、各項工作負(fù)責(zé)人、各項活動的推進(jìn)時間等,策劃案的內(nèi)容,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-策劃案的內(nèi)容,案例：《99年代理會及聯(lián)歡會策劃實施案》,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-策劃案的內(nèi)容,會務(wù)工作要保證策劃案的順利實現(xiàn),,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-成立TEAM組,組織落實，成立TEAM組,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察,會場勘察,會場院勘察俗稱“踩點”是會前必須要做的基礎(chǔ)性工作,?,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察,,原則,勘察原則：?會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù)?以策劃案為依據(jù)，方便操作、節(jié)約資金，保證會議順利進(jìn)行,注意事項,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察,,,,,,,,會場方面賓館的軟硬件,?,?,注意事項,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察,,,,,,,,餐飲方面租車問題價格問題,?,?,?,起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議,,《協(xié)議》是會務(wù)組與賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、對等、漏洞。,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議,1、會議日期2、住房標(biāo)準(zhǔn)及費用3、場地安排及費用,內(nèi)容涉及,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議,4、餐飲及費用5、甲方對乙方的規(guī)定6、乙方對甲方的規(guī)定7、結(jié)算等,內(nèi)容涉及,會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議,,會議的組織和管理,案例：2000與成都銀河王朝酒店的協(xié)議,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工,會務(wù)組的分工,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工,案例：99代理會人員分工職責(zé),,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工,案例：2000年代理會邀請信內(nèi)容：1、前言2、會議日程3、注意事項4、入住賓館地點及電話5、回執(zhí),,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工,?工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心?溝通協(xié)調(diào)能力強?任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)?服從分配協(xié)作意識好?原則性強?應(yīng)變能力強,對會務(wù)人員的要求,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-制定會議預(yù)算,,,,,,,會議費預(yù)算的制定,必須注意的問題,年初有預(yù)算；全面、精細(xì)、節(jié)約；距開會日期前兩周，做出預(yù)算送審批；,,?,?,?,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-制定會議預(yù)算,,,,,,,會議費預(yù)算的制定,必須注意的問題,距開會日期前一周，務(wù)必匯出所需款項；提前行文，寫明規(guī)則。,,?,?,,,,,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-制定會議預(yù)算,案例：99年代理會預(yù)算表99年代理會費用申請文件,,,會議的組織和管理案例,案例：西安活動費用使用審批、報銷規(guī)定關(guān)于參加西安活動的人員通知,,,會議的組織和管理會務(wù)的實施,會務(wù)的實施,?會務(wù)組：出發(fā)時間及工作內(nèi)容?簽到注意事項?會議期間的工作?會議結(jié)束的工作,,,會議的組織和管理會務(wù)的實施-出發(fā)時間,,,會務(wù)組的工作,?提前兩天出發(fā)?熟悉環(huán)境檢查工作?熟悉各自接口人?購物及準(zhǔn)備工作?開預(yù)備會,注意事項,,,會議的組織和管理會務(wù)的實施-簽到,,,,,,,,關(guān)鍵點：住房鑰匙簽到臺住房分配其它,?,?,?,?,,,會議的組織和管理會務(wù)的實施-簽到,案例：簽到程序界面演示,,,會議的組織和管理會務(wù)的實施-開會期間,,,開會期間的工作,?與餐廳的聯(lián)系?與會場的聯(lián)系?與服務(wù)臺的聯(lián)系?與客房部的聯(lián)系?處理突發(fā)事件,,,會議的組織和管理會務(wù)的實施-會議結(jié)束,會議結(jié)束的工作1退房；整理物品；結(jié)帳；回收問卷。,,,會議的組織和管理會務(wù)的實施-會議結(jié)束,案例：意見反饋樣式,,,會議的組織和管理會后總結(jié)和決算,總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，表彰先進(jìn),,,會后的總結(jié)和決算,案例：匯款、99年總結(jié)、公務(wù)人員考核標(biāo)準(zhǔn),,,會議的組織和管理會后總結(jié)和決算,統(tǒng)計分析參會情況,,,會后的總結(jié)和決算,案例：2000年代理會分析,,,會議的組織和管理會后總結(jié)和決算,會議費的報銷、決算和分?jǐn)?,,會后的總結(jié)和決算,案例：99決算,,,會議的組織和管理中小型會議的會務(wù)實施,,,中小型會議的會務(wù)實施,會務(wù)工作程序會議準(zhǔn)備檢查表會議主持人自我檢查表,,,會議的組織和管理其它,其它,《會務(wù)指南》《會場安排一覽表》《各會場布置要求一覽表》,,,會議的組織和管理謝謝大家,謝謝大家,