基本建設(shè)項目檔案的整理方法.doc

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. 基本建設(shè)項目檔案的整理方法 一、基本建設(shè)項目檔案的概念 基本建設(shè)項目檔案是指從建設(shè)項目(工程)的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、立項、審批、勘察、設(shè)計、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)(使用)的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的全套文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。 二、基本建設(shè)項目文件的整理 ㈠、基本建設(shè)項目文件(以下簡稱基建檔案)的歸檔范圍和保管期限表（詳見附表） 整理基建檔案注意的事項： 1、 應(yīng)將反映基本建設(shè)職能活動中形成的全部文件材料、圖紙及其他載體作為歸檔范圍的主體： 2、 劃清科技資料與基本建設(shè)文件材料之間的界線，不要將科技資料列入基本建設(shè)文件材料范圍內(nèi)歸檔； 3、 基本建設(shè)文件材料的原件由建設(shè)單位歸檔，施工單位歸檔用復(fù)印件。 ㈡、歸檔時間： 1、 各施工單位應(yīng)在項目建設(shè)完成三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位歸檔，有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時歸檔； 2、 大、中型項目建設(shè)，按階段歸檔。 ㈢、歸檔要求 1、 歸檔文件材料必須是準(zhǔn)確反映基本建設(shè)及其管理活動的真實情況； 2、 歸檔文件材料必須齊全、完整； 3、 歸檔文件材料應(yīng)選用優(yōu)質(zhì)的制成材料，紙張規(guī)格尺寸要統(tǒng)一，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙書寫，總之書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。 ㈣、整理的原則及分類要求： 1、 基建檔案整理的基本原則：遵循項目文件的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。 2、 基建檔案材料的分類要求： ⑴類目明確、層次清楚、簡明： 類目明確、層次清楚、簡明即劃分的類和屬類有二至三個層次，達(dá)到眉目清楚，條理清晰就可以。比如：城市基建工程檔案，可先按不同性質(zhì)的建筑工程，如市政公用工程、民用建筑工程、工業(yè)建筑工程、交通運(yùn)輸工程等劃分類；然后再在每種建筑工程類下，直接以工程項目(或單項工程)劃分為屬類。如果工程項目較多，也可以在每種建筑工程類下，先按地理區(qū)劃或建筑用途(如民用建筑中的賓館、影劇院、青少年宮、學(xué)校、機(jī)關(guān)辦公樓、住宅等)劃分為屬類，在屬類下再按工程項目(或單項工程)劃分為小類。類和屬類一般不益劃得過多。類和屬類的層次劃得過多、過繁主要是容易破壞歸檔文件材料的自然形成規(guī)律，割裂文件材料固有的內(nèi)在聯(lián)系，不便于保管和利用。 ⑵分類標(biāo)準(zhǔn)一致 分類標(biāo)準(zhǔn)一致就是在對一種基建檔案劃分類或?qū)兕悤r，劃分的依據(jù)是相同的。只有分類標(biāo)準(zhǔn)一致，基建檔案劃分的類或?qū)兕惒艜哟吻宄瑮l理明晰，有利于編目工作的進(jìn)行，也方便保管和利用。比如基建檔案，可以按工程項目分類，也可以按專業(yè)來分類。如果按工程項目分類，就應(yīng)當(dāng)全部按工程項目分類，這就是分類標(biāo)準(zhǔn)一致。如果一部分按工程項目分類，另一部分按專業(yè)分類，這就是分類標(biāo)準(zhǔn)不一致。又如礦產(chǎn)的地質(zhì)勘探檔案，可以按地區(qū)（省、市、自治區(qū)）分類，也可以按礦種(金、銀、銅、鐵、煤等)分類，這叫做分類標(biāo)準(zhǔn)一致。如果一部分按地區(qū)分類，另一部分又按礦種分類，這就叫做分類標(biāo)準(zhǔn)不一致。在劃分類和屬類時，在同一層里同時使用兩個分類標(biāo)準(zhǔn)，勢必使檔案的整理發(fā)生混亂，不便于進(jìn)行編目、保存和利用。 ⑶類與類之間不交叉、不重疊。 類與類之間的歸檔材料，不能互相交叉。如城市基建工程檔案，市政公用工程類的燈飾、給排水材料等不能歸入民用建筑工程類；又如類與類之間的材料不能重復(fù)。 3、 制定分類方案或分類大綱 分類方案或分類大綱是指導(dǎo)分類的綱領(lǐng)性文件，也可以叫做分類指南。是用文字或圖表的形式列舉基建檔案分類的類和屬類的系列，概括各個類和屬類所包括的基建檔案的歸檔范圍、保管期限、分類方法的類目表?；n案通常運(yùn)用的分類方法有： ⑴按工程項目分類 按工程項目分類，就是按照基本建設(shè)工程項目(一個建設(shè)群或一個單項工程)，如廠礦、機(jī)關(guān)、學(xué)?；蛩畮?、電站、橋梁等獨(dú)立工程項目的全部檔案為單位劃分類別，其特點(diǎn)是：同一個工程項目其設(shè)計或施工建設(shè)中形成的全部檔案集中在一起，反映一個工程項目的全貌，便于按工程項目查找和利用檔案，不屬于同一個工程項目的檔案要嚴(yán)格區(qū)分開。 ⑵按專業(yè)性質(zhì)分類 按專業(yè)性質(zhì)分類，是指根據(jù)基建檔案內(nèi)容所反映的不同專業(yè)性質(zhì)來劃分基建檔案的類別。例如：基建工程設(shè)計檔案中的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計或通用設(shè)計檔案，其本身一般不是伴隨有具體對象的工程設(shè)計形成的，所以它更適合于按建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、照明等不同專業(yè)性質(zhì)劃分不同的類別。類以下還可以劃分屬類，象結(jié)構(gòu)類下可以按磚混結(jié)構(gòu)、框架結(jié)構(gòu)等劃分不同屬類。按專業(yè)性質(zhì)分類的方法，其特點(diǎn)是：將同一專業(yè)性質(zhì)的基建檔案集中在一起，便于從專業(yè)角度查找和利用基建檔案。 ㈤、組卷的方法 1、 按項目組成案卷(即保管單位)如一項建筑工程，一般由大小不等的若干單項工程組成，如一個學(xué)校有教學(xué)樓、實驗樓、辦公樓、宿舍等單項工程。各個單項工程一般由基礎(chǔ)、底層和各層及各種不同用途的房間組成。這些單項工程及其不同部分的圖紙和文件，各自構(gòu)成一組有機(jī)聯(lián)系的整體，可以根據(jù)數(shù)量多少分別組成一個或多個案卷(保管單位)。 2、 按專業(yè)性質(zhì)組成案卷(即保管單位)，是指按照基建檔案的內(nèi)容反映的專業(yè)性質(zhì)來組成保管單位。如基建工程項目的設(shè)計圖紙，可以按土建、結(jié)構(gòu)、電氣、照明等不同專業(yè)，分別組成一卷或數(shù)卷。 以上兩種組卷方法均是將直接針對具體項目的管理性文件材料放入所針對的項目里組卷。 3、 卷內(nèi)文件材料的排列： ⑴管理性文件，按問題重要程度、時間排列； ⑵圖樣材料按階段或重要程度排列。即：方案——初步設(shè)計——技術(shù)設(shè)計——施工圖設(shè)計——竣工圖； ⑶按目錄或圖號排列； ⑷無目錄或圖號采用專業(yè)順序先分后分，至下而上(至上而下)；平面圖——立面圖——剖面圖——大樣圖 ⑸更改通知單連同附圖排列在更改圖后面； ⑹施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列； ⑺按文件形成先后順序排列，文字在前，圖樣在后。有譯文的外文在前，原文在后。 4、 卷內(nèi)文件材料的編寫 ⑴案卷內(nèi)基建文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。 ⑵單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標(biāo)題欄外。 ⑶成套圖樣或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其它文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。 ⑷卷內(nèi)目錄的填寫卷內(nèi)目錄（填寫式樣） 序號 文件編號 責(zé)任者 文件材料題名 日期 頁號 備注 2 1 云國土[2003]5號 云陽縣 國土局 關(guān)于同意XX用地的批復(fù) 2003.4.5 1-3 3 ①序號：序號應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序。卷與卷之間不連續(xù)編。 ②文件編號：文件編號應(yīng)填寫科技文件材料的文號或圖樣的圖號、設(shè)備代號、項目代號等。 ③責(zé)任者：責(zé)任者應(yīng)填寫科技文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。 ④文件材料題名：文件材料題名應(yīng)填寫科技文件材料的全稱。 ⑤日期：日期應(yīng)填寫科技文件材料的形成日期。 ⑥頁號：頁號應(yīng)填寫每件文件材料首尾頁上標(biāo)注的頁號。 ⑦備注：有需要注明的事項填入此欄。 ⑧卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。 ⑸卷內(nèi)備考表的編寫 卷內(nèi)備考表式樣 說明： 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　立卷人： 2005年12月5日 　　　　　　　　　　　　　　　　　　檢查人： 2005年12月10日 ①說明：說明包括案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。 ②立卷人：應(yīng)由負(fù)責(zé)立卷人簽名。 ③立卷日期：立卷日期應(yīng)填寫完成立卷的日期。 ④檢查人：檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。 ⑤檢查目期：檢查日期應(yīng)填寫審核的日期。 ⑥卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。 5、 案卷的裝訂 ⑴案卷可以裝訂和不裝訂兩種形式。 ⑵案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料或圖紙均要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復(fù)。幅面采用A4型(即：297mm210mm)或16開型(260mm185mm)。圖樣折疊時標(biāo)題露在右下角。圖紙折疊成“手風(fēng)琴式”，A4型尺寸。 ⑶案卷內(nèi)的金屬物裝訂前要拆除。 ⑷三孔一線裝訂。裝訂的案卷要結(jié)實、整齊，不要壓住字跡、不掉頁、不倒頁、無損壞文件、不妨礙閱讀。 ⑸不裝訂的案卷，應(yīng)在每份科技文件材料的左上角加蓋檔號章。 檔號 序號 ⑹檔號填寫按照前面講的“案卷封面的編寫第6點(diǎn)”填寫。 ⑺序號填寫應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序。 6、 案卷封面的編寫 (1) 案卷封面印制在卷盒的正表面，案卷封面空白欄就是案卷題名欄，擬寫案卷題名一般由立卷人擬寫。案卷題名要求應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等。 例： 案卷題名=云陽中學(xué)辦公樓(對象名稱或工程項目)+電器照明(針對內(nèi)容或?qū)I(yè))+施工圖(文件材料名稱) (2) 立卷單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)文件材料組卷的部門或項目負(fù)責(zé)部門。 (3) 起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。 (4) 保管期限應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。 根據(jù)國檔發(fā)(1988)4號文件規(guī)定，基本建設(shè)項目檔案資料的保管期限分為：永久、長期、短期三種。同一卷內(nèi)，有不同期限的文件材料，堅持“就高不就低”的辦法。 (5) 密級應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級。 (6) 檔號應(yīng)填寫全宗號、目錄號、分類號(項目代號)和案卷號（檔號的編制見后）。 (7)封面填寫實例 檔 號 0012.7.1-1 檔案館號 云陽縣檔案館綜合樓立項、征地、補(bǔ) 償通知、批復(fù)、開工令及相關(guān)材料 立卷單位 云 陽 縣 檔 案 局 起止日期 2000 .3 ——__2002.6___ 保管期限 永 久 密 級 7、案卷背脊的編寫 保管期限 永久 檔號 0012.7. 1-1 案卷題名 云陽縣雙江中學(xué)立項、征地、補(bǔ)償?shù)耐ㄖ?、批?fù) (1) 案卷背脊上的保管期限應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。 (2) 檔號填寫同“案卷封面的編寫(6)”。 (3) 案卷題名填寫同“案卷封面的編寫(1)”，應(yīng)從右到左豎寫。 三、案卷排列、編號和編目 案卷組好后，還要進(jìn)行排列、編號和編目，就是我們常說的案卷的排列、編制檔案號和案卷目錄。 （一）案卷的排列 案卷的排列就是按照一定的方法對組好的基建檔案案卷進(jìn)行科學(xué)的排序。 （二）案卷的編號 基建檔案的編號主要指對基建檔案案卷進(jìn)行編號。它是用來反映基建檔案分類層次和案卷排列順序的一組符號，是基建檔案分類號和案卷順序號的組合。它起著基建檔案案卷排列后的固定作用，便于檔案室(館)保管和查閱者查閱利用。 編制檔案號(即：案卷編號)首先應(yīng)確定檔案號的結(jié)構(gòu)形式。檔案號的結(jié)構(gòu)形式有兩種：一種是單純號碼制，即全部以數(shù)字進(jìn)行編號：男一種是混合號碼制，即以代字和數(shù)字混合進(jìn)行編號。采用哪一種結(jié)構(gòu)形式，應(yīng)根據(jù)檔案分類情況而定。 檔案號的基本模式： 檔案號=全宗號+目錄號+分類號(包括項目代號)+案卷順序號 單純號碼制實例： 某單位基建檔案 ——001→案卷順序號 ↓　　↓　　↓　↓　↓ 全　　目 宗　　錄　　大　屬　小 號　　號　　類　類　類 如O012.7.1-1、O012.7.1-2、O012.7.1-3、O012.7.1-4、O012.7.1-5，為縣檔案局檔案館綜合樓的項目檔案。O012為全宗號，即單位代號；7為目錄號，即項目檔案代號（根據(jù)各單位實際情況確定）；1為分類號，即檔案館綜合樓代號；“-”后的1、2、3、4、5為案卷號。又如O012.7.2-1、O012.7.2-2、O012.7.2-3、O012.7.2-4、O012.7.2-5、O012.7.2-6為縣檔案局檔案館綜合樓的項目檔案。如果一個單位只有一個項目，直接在目錄代號下編案卷號，如O125.8-1、 O125.8-2、O125.8-3…… (三)基建檔案分類目錄的編制 基建檔案分類目錄以案卷為對象著錄，按基建檔案實體整理順序排列組成。在用途上它既是一種庫藏目錄，也是一種檢索目錄。其作用是固定基建檔案分類排列次序，揭示基建檔案的內(nèi)容和成份，是直接按類別查找基建檔案的基本檢索工具。主要項目有：檔案號、案卷標(biāo)題、責(zé)任者、編制時間、文字材料、蘭圖、歸檔時間、保管期限、密級、備注等。 附： 建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表 序號 歸　　檔　　文　　件 保管期限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 1 可行性研究、任務(wù)書 1.1 項目建議書及批復(fù) 永久 長期 1.2 可行性研究報告 永久 長期 1.3 項目評估(包括借貸承諾評估)、論證 永久 長期 1.4 環(huán)境預(yù)商量、調(diào)查報告、環(huán)境影響報告書和批復(fù) 永久 長期 1.5 設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書、可行性研究報告的批復(fù) 永久 永久 1.6 項目地址選擇 永久 長期 2 設(shè)計基礎(chǔ)資料 2.1 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明 永久 永久 2.2 地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測量定位、觀測記錄 永久 長期 2.3 水文、氣象、地震等其它設(shè)計基礎(chǔ)資料 永久 長期 3 設(shè)計文件 3.1 總體規(guī)劃設(shè)計 永久 永久 3.2 方案設(shè)計 永久 永久 序號 歸　　檔　　文　　件 保管期限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 3.3 初步設(shè)計 永久 永久 3.4 技術(shù)設(shè)計 永久 永久 3.4 施工圖設(shè)計 長期 永久 3.6 技術(shù)秘密材料、專利文件 永久 3.7 設(shè)計計算書 長期 長期 3.8 關(guān)鍵技術(shù)試驗。 永久 永久 3.9 設(shè)計評價、鑒定及審批 永久 永久 4 項目管理文件 4.1 征地、移民、文件 4.1.1 征用土地申請、批準(zhǔn)文件、紅線圖、坐標(biāo)圖、行政區(qū)域圖 永久 4.1.2 征地移民拆遷、安置、補(bǔ)償協(xié)議書 永久 4.1.3 建設(shè)前原始地形、地貌、狀況圖、照片 永久 4.1.4 施工執(zhí)照 永久 4.2 計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件 4.2.1 有關(guān)投資、進(jìn)度、物資、工程量的建議計劃、實施計劃和調(diào)整計劃 長期 4.2.2 概算、預(yù)算管理、差價管理文件 長期 4.2.3 合同變更、索賠管理文件 長期 4.2.4 規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃、方案、規(guī)定 長期 4.2.5 招標(biāo)文件審查、技術(shù)設(shè)計審查、技術(shù)協(xié)議 長期 序號 歸　　檔　　文　　件 保管期限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 4.2.6 投資、進(jìn)度、質(zhì)量、安全、合同控制文件 長期 4.3 招標(biāo)投標(biāo)、承發(fā)包合同協(xié)議 4.3.1 招標(biāo)書、招標(biāo)修改文件、招標(biāo)補(bǔ)遺及答疑文件 長期 長期 長期 4.3.2 投標(biāo)書、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權(quán)書和投標(biāo)澄清文件、修正文件 永久 永久 長期 4.3.3 開標(biāo)議程、開標(biāo)大會簽字表、報價表、評標(biāo)紀(jì)律、評標(biāo)人員簽字表、評標(biāo)記錄、報告 長期 4.3.4 中標(biāo)通知書 長期 長期 長期 4.3.5 合同談判紀(jì)要、合同審批文件、合同書、合同變更文件 長期 長期 長期 4.4 專項申請、批復(fù)文件 4.4.1 環(huán)境保護(hù)、勞動安全衛(wèi)生、通訊、消防、規(guī)劃等文件 永久 4.4.2 水、暖、電、煤氣等供應(yīng)協(xié)議書 長期 4.4.3 原料、材料、燃料供應(yīng)來源文件 長期 5 施工文件 5.1 建筑施工文件 5.1.1 開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要 長期 長期 5.1 2 施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、施工技術(shù)及安全措 施、施工工藝、施工組織設(shè)計報審表 長期 長期 5.1.3 原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗薄 長期 長期 5.1.4 建筑材料試驗報告 長期 長期 5.1.5 設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批手續(xù) 永久 長期 序號 歸　　檔　　文　　件 保管期限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 5.1.6 施工定位測量、地質(zhì)勘探 永久 長期 5.1.7 土、巖試驗報告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖 永久 長期 5.1.8 施工日記、大事記 長期 5.1.9 隱蔽工程驗收記錄 永久 長期 5.1.10 工程記錄及測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄、事故處理報告 永久 長期 5.1.11 工程質(zhì)量檢查、評定 永久 長期 5.1.12 施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié) 長期 5.1.13 交工驗收記錄證明 永久 長期 5.1.14 竣工報告、竣工驗收報告 永久 長期 5.1.15 竣工圖 永久 長期 5.2 設(shè)備及管線安裝施工文件 5.2.1 開上報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要 長期 長期 5.2.2 施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、技術(shù)措施 永久 長期 5.2.3 設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批手續(xù) 永久 長期 5.2.4 焊接試驗記錄、報告、旋工檢驗、探傷記錄 永久 長期 5.2.5 隱蔽工程檢查驗收記錄 永久 長期 5.2.6 強(qiáng)度、密閉性試驗報告 長期 長期 5.2.7 設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)調(diào)試記錄 長期 長期 5.2.8 施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理品報告 長期 長期 序號 歸　　檔　　文　　件 保管期限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 5.2.9 系統(tǒng)調(diào)試\試驗記錄 長期 長期 5.2.10 管線清洗、通水、消毒記錄 短期 長期 5.2.11 管線標(biāo)高、位置、坡高測量記錄 長期 長期 5.2.12 中間交工驗收記錄證明、工程質(zhì)量評定 永久 長期 5.2.13 竣工報告、竣工驗收報告 永久 長期 5.2.14 竣工圖 永久 長期 5.3 電氣、儀表安裝施工文件 5.3.1 開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要 長期 長期 5.3.2 施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、技術(shù)措施 短期 長期 5.3.3 設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批手續(xù) 永久 長期 5.3.4 調(diào)試、整定記錄 長期 長期 5.3.5 性能測試、校核 長期 長期 5.3.6 施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評定、事故處理報告 永久 長期 5.3.7 操作、聯(lián)動試驗 短期 長期 5 3.8 電氣裝置交接記錄 短期 長期 5.3.9 中間交工驗收記錄、工程質(zhì)量評定 永久 長期 5.3.10 竣工報告、竣工驗收報告 永久 長期 5.3.11 竣工圖 永久 長期 序號 歸　　檔　　文　　件 保管期限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 6 監(jiān)理文件、資料 監(jiān)理 單位 6.1 監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理細(xì)則 長期 長期 6.2 施工及設(shè)備器材供應(yīng)單位資質(zhì)審核、設(shè)備、材料報審 長期 長期 6.3 施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、技術(shù)措施審核，施工進(jìn)度，延長工期、索賠及付款報審 長期 長期 6.4 開(停、復(fù)、返)工令、許可證、中間驗收證明書 長期 長期 6.5 設(shè)計變更、材料、零部件、設(shè)備代用審批 長期 長期 6.6 協(xié)調(diào)會審紀(jì)要、監(jiān)理工程師指令、指示，來往函件 長期 長期 6.7 工程材料監(jiān)理檢查、復(fù)檢、實驗記錄、報告 長期 長期 6.8 監(jiān)理日志、監(jiān)理周(月、季、年)報，備忘錄 長期 長期 6.9 各項測控量成果及復(fù)核文件、外觀、質(zhì)量、文件等檢查、抽查記錄 長期 長期 6.10 工程質(zhì)量事故、施工安全事故報告 長期 長期 6.11 工程進(jìn)度計劃、實施、分析統(tǒng)計文件 長期 長期 6.12 變更價格審查、支付審批、索賠處理文件 長期 長期 6.13 單元工程檢查及開工(開倉)簽證，工程分部分項質(zhì)量認(rèn)證、評估 長期 長期 6.14 主要材料及工程投資計劃、完成報表 長期 長期 6.15 監(jiān)理工作聲像文件 長期 長期 7 工藝設(shè)備文件 7.1 工藝說明、規(guī)程、路線、試驗、技術(shù)總結(jié) 長期 序號 歸　　檔　　文　　件 保管期限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 7.2 產(chǎn)品檢驗、包裝、工裝圖、檢測記錄 長期 7.3 設(shè)備、材料采購合同、出廠質(zhì)量合格證明 長期 長期 7.4 設(shè)備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單 長期 7.5 設(shè)備圖紙、使用說明書、零部件目錄 長期 7.6 設(shè)備測繪、驗收記錄及索賠文件 長期 7.7 設(shè)備安裝調(diào)試、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定 長期 8 科研項目 8.1 開題報告、任務(wù)書、批準(zhǔn)書 永久 8.2 協(xié)議書、委托書、合同 永久 8.3 研究方案、計劃、調(diào)查研究報告 永久 8.4 試驗記錄、圖表、照片 永久 8.5 實驗分析、計算、整理數(shù)據(jù) 永久 8.6 實驗裝置及特殊設(shè)備圖紙、工藝技術(shù)規(guī)范說明書 永久 8.7 實驗裝置操作規(guī)程、安全措施、事故分析 長期 8.8 階段報告、科研報告、技術(shù)鑒定 永久 8.9 成果申報、鑒定，審批及成果推廣應(yīng)用材料 永久 8.10 考察報告、重要課題研究報告 永久 序號 歸　　檔　　文　　件 保管期限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 9 涉外文件 9.1 詢價、報價、投標(biāo)文件 短期 9.2 合同、合同附件 永久 9.3 談判協(xié)議、議定書 永久 9.4 談判記錄 長期 9.5 談判過程中外商提交的材料 長期 9.6 出國考察及收集來的有關(guān)材料 短期 9.7 國外各設(shè)計階段文件 永久 9.8 各沒計階段審查議定書 永久 9.10 圈外設(shè)備材料檢驗及設(shè)計聯(lián)絡(luò)文件 永久 9.11 國外設(shè)備儲存、運(yùn)輸 短期 9.12 設(shè)備開箱檢驗記錄、商檢及索賠 永久 9.13 國外設(shè)備、材料的防腐、保護(hù)措施 短期 9.14 外國技術(shù)人員現(xiàn)場提供的文件材料 長期 10 生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn) 10.1 技術(shù)準(zhǔn)備計劃 短期 10.2 試生產(chǎn)管理、技術(shù)責(zé)任制 短期 10.3 開停車方案 短期 序號 歸　　檔　　文　　件 保管期限 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計 單位 10.4 設(shè)備試車、驗收、運(yùn)轉(zhuǎn)、維護(hù)記錄 長期 10.5 試生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報告 短期 10.6 安全操作規(guī)程、事故分析報告 長期 10.7 運(yùn)行記錄 短期 10.8 技術(shù)培訓(xùn)材料 短期 10.9 產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙 永久 10.10 工業(yè)衛(wèi)生、勞動保護(hù)材料、環(huán)保、消防 短期 11 財務(wù)、器材管理 11.1 財務(wù)計劃及執(zhí)行、年度計劃及執(zhí)行、年度投資統(tǒng)計 短期 11.2 工程概算、預(yù)算、標(biāo)底、合同價、決算、審計及說明 永久 11.3 主要材料消耗、器材管理 短期 11.4 交付使用的固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)清冊 永久 12 竣工驗收文件 12.1 項日竣工驗收報告 永久 長期 12．2 工程設(shè)計總結(jié) 永久 12.3 工程監(jiān)理總結(jié) 永久 長期 12.4 項目質(zhì)量評審材料 永久 長期 12.5 工程現(xiàn)場聲像材料 永久 12.6 工程審計文件、材料、決算報告 永久 12.7 竣工驗收會議決議文件、驗收證書及驗收委員會名冊、簽字 永久 長期 12.8 環(huán)境保護(hù)、勞動安全衛(wèi)生、消防、檔案等驗收審批文件 永久 12.9 項目評優(yōu)報獎申報材料、批準(zhǔn)文件及證書 長期 長期 精選word范本！